Apakah Anda perlu menulis surat permintaan pembayaran? Meskipun menghubungi klien dan meminta mereka membayar tagihan yang telah jatuh tempo adalah hal yang tidak menyenangkan, hal ini tentu harus dilakukan oleh orang yang memiliki dan mengelola bisnis dari waktu ke waktu. Untuk menggunakan templat surat yang disediakan di sini, cukup klik gambar di bawah. Dokumen akan terbuka sebagai file PDF yang kemudian dapat Anda edit, simpan, dan cetak sesuai kebutuhan. Gunakan panduan Adobe printables ini jika Anda memerlukan bantuan tentang cara menggunakan dokumen ini.
Surat Permintaan Pembayaran Jumlah Saldo
Gunakan templat ini jika Anda perlu menulis surat permintaan pembayaran saldo terutang.
Surat Permintaan Pembayaran di Muka kepada Klien
Gunakan templat ini jika klien telah membuat kontrak dengan Anda untuk menyediakan produk atau layanan yang memerlukan pembayaran di muka.
Surat Permintaan Pelepasan Pembayaran
Gunakan contoh surat ini sebagai titik awal untuk meminta pencairan pembayaran yang ditahan di escrow sambil menunggu penyelesaian transaksi.
Tips Menulis Surat Permintaan Pembayaran
Meskipun Anda harus menyesuaikan informasi dalam templat agar sesuai dengan situasi Anda, penting untuk menggunakan nada yang sesuai dan pastikan dokumen diformat secara profesional.
Gunakan Nada yang Sesuai
Saat mengirim surat kepada klien atau pelanggan yang meminta pembayaran, penting untuk mengomunikasikan maksud Anda sejelas mungkin sambil mempertahankan nada positif dan profesional. Jangan mengirimkan permintaan pertama atau kedua yang terlalu negatif sehingga klien merasa diserang. Jika nadanya terlalu kasar, klien mungkin merasa tidak ada gunanya mencoba melanjutkan hubungan dengan bisnis Anda. Jika hal ini terjadi, ada risiko klien akan memilih untuk tidak membayar tagihan, karena dia tidak peduli dengan pelestarian hubungan.
Gunakan Pemformatan Profesional
Gunakan kop surat perusahaan dan format surat bisnis standar jika Anda mengirimkan surat permintaan pembayaran melalui pos atau faks. Tergantung pada prosedur korespondensi perusahaan Anda, Anda mungkin juga dapat mengirimkan surat melalui email. Jika ya, lebih baik sertakan surat tersebut di badan pesan email daripada sebagai file lampiran. Tidak perlu membuat templat kop surat untuk pesan email, tetapi Anda harus menutup komunikasi dengan tanda tangan email resmi perusahaan Anda.
Menindaklanjuti
Jika Anda mengirim surat permintaan pembayaran pada rekening yang telah jatuh tempo dan Anda tidak menerima balasan dari penerima dalam waktu 30 hari, pertimbangkan untuk melakukan panggilan telepon tindak lanjut. Seperti halnya surat, sebaiknya pertahankan nada positif. Cobalah untuk berbicara langsung dengan orang yang bertanggung jawab membayar tagihan dan mengkonfirmasi penerimaan surat tersebut. Jika Anda dapat berbicara dengan pihak yang bertanggung jawab, tawarkan untuk memproses pembayaran kartu kredit melalui telepon atau online. Jika tidak, tanyakan kapan Anda akan menerima pembayaran. Catat tanggalnya dan tindak lanjuti dengan surat keterlambatan pembayaran.
Tindakan Tambahan untuk Koleksi
Jika pembayaran tidak diterima sesuai kesepakatan, Anda harus meneruskan akun tersebut ke langkah berikutnya dalam prosedur perusahaan Anda untuk mengelola akun yang menunggak. Jika tagihan tetap belum dibayar untuk jangka waktu yang lama, nada surat penagihan di masa depan harus lebih tegas, dan pada akhirnya diserahkan ke agen penagihan jika diperlukan. Meskipun terdapat kondisi tertentu yang memerlukan tindakan penagihan akhir, tidak disarankan untuk melakukan hal tersebut hingga Anda telah menggunakan semua cara yang mungkin untuk menyelesaikan keterlambatan pembayaran secara damai. Sampai Anda benar-benar siap mengirimkan rekening ke penagihan atau mengambil tindakan hukum, jangan sebutkan tindakan tersebut dalam korespondensi permintaan pembayaran dengan orang atau bisnis yang rekeningnya telah lewat jatuh tempo.
