Meskipun semua konferensi bisnis umumnya menghadirkan berbagai pembicara yang mendiskusikan topik yang menarik bagi para peserta, acara terbaik menggabungkan berbagai jenis kegiatan yang berbeda. Pastikan acara berikutnya yang Anda rencanakan sukses dengan menyertakan opsi yang menarik bagi semua segmen audiens target.
Pembicara Utama
Pembicara utama dapat menjadi daya tarik besar bagi peserta konferensi. Ini biasanya merupakan presentasi sesi umum, artinya tidak ada pembicara lain yang mengadakan sesi pada waktu yang sama. Topiknya biasanya di luar standar pengembangan profesional, menawarkan inspirasi atau wawasan unik. Meskipun presenter utama dapat dijadwalkan kapan saja, mereka sering kali dipesan untuk sesi pertama dan terakhir di konferensi.
Bergantung pada ukuran dan anggaran acara, beberapa grup memesan selebriti atau individu terkenal lainnya sebagai pembicara utama. Misalnya, Dan Almost menjadi pembicara utama untuk HR Florida pada tahun 2016, dan Malala Yousafzai akan berbicara di Konferensi & Expo Society for Human Resource Management (SHRM) 2018. Organisasi yang lebih kecil sering kali memesan selebriti lokal atau pembicara motivasi untuk sesi ini. Anda dapat menemukan pembicara utama melalui organisasi seperti National Speakers Association atau Big Speak.
Sesi Breakout
Sesi breakout adalah program pendidikan yang diadakan sepanjang hari di acara konferensi bisnis. Lebih dari satu sesi dijadwalkan pada waktu yang sama, untuk memungkinkan peserta memilih dari berbagai topik sehingga mereka dapat menyesuaikan jadwal mereka sampai tingkat tertentu. Pertimbangkan untuk memesan profesional sukses di bidang Anda, konsultan dan pelatih industri, perwakilan lembaga pemerintah, dan pakar lainnya untuk slot pembicara utama. Pertimbangkan untuk memanggil pembicara di situs web organisasi Anda untuk mendorong orang-orang yang tertarik berkontribusi agar mengirimkan proposal.
Saat menjadwalkan pembicara breakout, penting untuk menawarkan beragam materi pelajaran, dan menyebarkan topik sehingga orang-orang cenderung dapat menghadiri program yang menarik minat mereka. Misalnya, jika Anda memiliki dua pembicara yang berhubungan dengan akuntansi, jadwalkan mereka pada waktu yang berbeda sehingga orang-orang yang paling tertarik dengan akuntansi berkesempatan untuk menghadiri keduanya. Tawarkan topik yang sangat berbeda pada saat yang sama, seperti pemasaran atau layanan pelanggan, sehingga peserta yang tidak tertarik dengan akuntansi juga memiliki banyak pilihan.
Sesi Brainstorming
Salah satu manfaat terbesar menghadiri konferensi adalah kesempatan untuk bertemu dan berkomunikasi dengan para profesional yang berpikiran sama. Pertimbangkan untuk menyisihkan waktu dalam agenda untuk sesi curah pendapat khusus untuk topik tertentu. Misalnya, Anda dapat memblokir beberapa sesi breakout menjadi diskusi meja bundar mengenai topik hangat yang relevan bagi para peserta. Sebagai alternatif, Anda dapat menentukan area tempat duduk di dalam lobi tempat acara yang akan dikhususkan untuk diskusi minat khusus pada waktu yang berbeda sepanjang hari. Peserta yang tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang pendapat orang lain tentang topik yang ditentukan akan menghargai kesempatan untuk berpartisipasi dalam hal seperti ini.
Penjualan Eceran
Konferensi sering kali menampilkan toko ritel portabel di mana peserta dapat membeli barang-barang bermerek yang ditawarkan oleh asosiasi sponsor, seperti kaos, pena, portofolio, dan banyak lagi. Gerai penjualan ritel ini juga biasanya menjual buku-buku yang ditulis oleh penulis yang menjadi pembicara di acara tersebut. Jika grup Anda tidak dapat berinvestasi dalam inventaris dalam jumlah besar, cukup sediakan beberapa item pajangan yang dapat dipesan oleh peserta di acara tersebut agar Anda dapat mengirimkannya ke rumah atau kantor mereka. Mereka mungkin akan menghargai karena tidak perlu membawa-bawa atau mengemas barang untuk dibawa pulang, sehingga Anda mungkin mendapati bahwa Anda menjual lebih banyak lagi dengan cara ini.
Penandatanganan Buku
Omong-omong tentang penulis, ada baiknya menjadwalkan penandatanganan buku untuk pembicara yang telah menerbitkan buku selama acara. Biasanya yang terbaik adalah mengadakan penandatanganan buku oleh penulis tertentu segera setelah pidato individu tersebut, karena peserta yang bersemangat dengan presentasi individu tersebut mungkin akan langsung mendatangi penandatanganan tersebut untuk membeli buku yang akan ditandatangani. Hal ini dapat membantu grup Anda meningkatkan penjualan buku, dan juga membuat prospek untuk menjadi pembicara di acara Anda sangat menarik bagi penulis.
Pameran Dagang
Sebagian besar konferensi bisnis menyertakan bagian pameran dagang, yang melibatkan penyisihan area di mana vendor dan sponsor dapat mendirikan stan untuk memamerkan produk dan layanan mereka dengan imbalan biaya. Uang yang diperoleh dari biaya yang terkait dengan partisipasi pameran dagang dapat membantu menutupi biaya penyelenggaraan acara secara keseluruhan dan juga membantu organisasi perencana memperoleh pendapatan untuk mendukung operasinya.
Untuk beberapa konferensi, pameran dagang tetap buka sepanjang waktu, sementara di konferensi lain, bagian stan peserta pameran hanya tersedia bagi peserta pada saat sesi tidak berlangsung. Setiap peserta pameran diberi ruang stan khusus tempat mereka memasang display yang mempromosikan produk dan layanan mereka. Mereka menugaskan anggota tim untuk menjadi staf stan dan berinteraksi dengan peserta. Sebagian besar mendistribusikan literatur produk dan menawarkan semacam hadiah (biasanya hadiah bisnis promosi atau makanan ringan), serta mengumpulkan informasi kontak dari peserta untuk digunakan untuk tujuan pemasaran di masa depan.
Lelang Senyap
Jika konferensi Anda merupakan penggalangan dana besar untuk kelompok sponsor atau asosiasi lainnya, pertimbangkan untuk mengadakan lelang diam-diam. Ini melibatkan pengumpulan barang-barang sumbangan yang dapat ditawar oleh peserta untuk jangka waktu tertentu selama konferensi. Setelah penawaran ditutup, penawar tertinggi untuk setiap item "menang" - yang berarti mereka akan membeli item tersebut. Mereka yang terlibat akan bersenang-senang berbelanja dan berkompetisi, terutama jika mereka mendapatkan penawaran menarik, dan organisasi menikmati aliran pendapatan tambahan dari acara tersebut.
Makanan: Makanan dan Camilan
Makanan adalah bagian penting dari setiap acara konferensi! Kemungkinannya adalah Anda perlu membeli makanan dan camilan dari pusat konvensi, hotel, atau tempat lain tempat acara akan diadakan. Anda sebaiknya merencanakan untuk sarapan ringan di pagi hari jika acara dimulai pada pagi hari, makan siang sepiring atau prasmanan, dan camilan sore. Beberapa acara juga mencakup makan malam pada satu malam atau lebih, terutama jika ada upacara penghargaan atau presentasi keynote malam khusus.
Saat memesan menu, pastikan untuk memiliki beragam pilihan dengan mempertimbangkan batasan diet khusus. Jika Anda menawarkan pilihan prasmanan, pastikan ada pilihan bagi orang yang tidak bisa (atau memilih untuk tidak) makan makanan seperti gluten, gula, gandum, kacang-kacangan, atau daging. Dianjurkan juga untuk menyediakan pilihan bagi mereka yang mengikuti gaya hidup vegan. Jika Anda menyajikan makanan berlapis, izinkan peserta untuk memilih makanan yang sesuai dengan cara makan mereka. Salah satu cara untuk melakukan hal ini adalah dengan menyertakan bagian pada formulir pendaftaran di mana peserta dapat menentukan pantangan makanan atau membuat pesanan khusus.
Resepsi Pembukaan
Pertimbangkan untuk mengadakan resepsi pembukaan pada malam pertama konferensi yang berfokus pada keterlibatan peserta dalam acara dan mempromosikan pendukung (vendor dan sponsor). Idenya adalah untuk mengadakan acara menyenangkan yang dinanti-nantikan oleh orang-orang dan memberi mereka kesempatan untuk bersosialisasi dengan peserta lain secara terstruktur.
Resepsi ini sering diadakan di lantai pameran dagang, memberikan pengunjung pandangan sekilas tentang peserta pameran dalam suasana santai di mana makanan dan minuman disajikan. Hal ini menciptakan manfaat bernilai tambah bagi vendor dan sponsor yang membayar untuk mendirikan stan peserta pameran, karena resepsi ini biasanya dihadiri banyak peserta konferensi.
Anda mungkin dapat menemukan sponsor untuk menanggung biaya acara semacam ini sebagai imbalan atas pertimbangan promosi. Jika Anda akan menyajikan minuman beralkohol di resepsi, pertimbangkan untuk memberikan sejumlah tiket minuman kepada setiap peserta sehingga mereka bisa mendapatkan beberapa minuman tanpa biaya. Hal ini akan membantu mengendalikan biaya dan meminimalkan potensi masalah tanggung jawab lainnya. Tidak dikenakan biaya untuk makanan atau jenis minuman lainnya.
Koneksi Sosial
Adalah ide bagus untuk memasukkan cara-cara informal tambahan bagi peserta untuk terhubung satu sama lain dan bersosialisasi dengan cara yang santai. Misalnya, Anda dapat menyertakan Tweetup yang memungkinkan orang terhubung dengan alasan yang menyenangkan sekaligus meningkatkan kehadiran acara di media sosial. Pilih hashtag resmi untuk acara tersebut, sehingga peserta dapat berbagi pengalaman mereka secara online.
Ini juga merupakan ide bagus untuk mengizinkan peserta mendaftar untuk berpartisipasi dalam acara kelompok yang mereka bayar sendiri, seperti makan di restoran tertentu, dengan pembicara atau penulis yang karyanya disorot di acara tersebut, atau untuk melihat pemandangan lokal. Hal ini sangat bermanfaat bagi orang-orang yang tidak hadir bersama orang lain yang mereka kenal karena memberikan mereka cara untuk mengenal peserta lain dan terlibat dalam area setempat tanpa harus keluar sendiri.
Hiburan
Hiburan dapat menjadi fitur tambahan yang bagus untuk konferensi besar, terutama yang berlangsung beberapa hari. Beberapa konferensi multi-hari mencakup acara setelah jam kerja seperti konser, pertunjukan komedi, atau pesta yang dapat dihadiri oleh peserta. Tiket masuk untuk peserta harus disertakan dalam keseluruhan biaya pendaftaran acara meskipun Anda mungkin juga harus mengizinkan mereka membeli tiket tambahan hanya untuk bagian yang berfokus pada hiburan. Dengan begitu, pelancong bisnis yang membawa teman atau anggota keluarga dapat menyertakan teman perjalanannya untuk acara semacam ini.
Grup Latihan
Mungkin sulit untuk tetap mengikuti rutinitas olahraga Anda saat Anda berada di luar kota untuk menghadiri konferensi. Akan sangat membantu jika penyelenggara acara mempublikasikan jadwal kegiatan latihan kelompok yang terorganisir. Misalnya, Anda dapat meminta anggota komite yang mengenal area setempat untuk mengadakan jalan-jalan atau berlari setiap hari, atau menyediakan area di lokasi tersebut untuk menawarkan kelas kebugaran kelompok bagi mereka yang ingin berpartisipasi.
Hadiah Pintu Peserta
Orang-orang suka memenangkan sesuatu, jadi menyediakan cara bagi peserta untuk mendaftar dan memenangkan doorprize selama acara merupakan hal yang baik. Anda dapat menyertakan doorprize yang disediakan oleh organisasi sponsor serta barang-barang yang disumbangkan oleh vendor. Misalnya, beberapa kelompok mungkin memberikan hadiah utama uang tunai (didanai oleh organisasi atau sponsor), bersama dengan hadiah lebih kecil yang disumbangkan oleh peserta pameran dagang.
Banyak kelompok yang mengatur proses pemberian doorprize dengan menyediakan kartu bingo kepada peserta yang diisi dengan nama masing-masing sponsor atau beberapa vendor pertama yang mendaftar dan membayar. Peserta harus mengunjungi booth yang ditentukan untuk mendapatkan stempel atau tanda tangan unik, kemudian kartu yang sudah selesai dimasukkan dalam pengundian. Kartu ditarik pada waktu yang telah ditentukan (biasanya di penghujung hari), dan hadiah diberikan kepada peserta yang hadir.
Di beberapa acara, vendor yang memiliki doorprize memberikan penghargaan dengan mengumpulkan kartu nama dari peserta atau memindai kode batang dari lencana mereka.
Hadiah Pintu Peserta Pameran
Beberapa kelompok juga menawarkan doorprize kepada peserta pameran sebagai cara untuk lebih melibatkan individu dan perusahaan yang memberikan dukungan keuangan untuk konferensi tersebut. Salah satu pilihannya adalah dengan menarik nama satu atau dua peserta pameran untuk mendapatkan ruang stan gratis untuk acara tahun berikutnya. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menggambar nama perwakilan vendor untuk memberikan hadiah menyenangkan yang akan mereka nikmati. Mereka akan menghargainya, dan ini dapat membantu mereka mendesak perusahaan mereka untuk berpartisipasi tahun depan!
Evaluasi
Penting untuk mendapatkan masukan dari peserta tahun ini, serta vendor dan sponsor. Menyediakan cara bagi semua orang yang terlibat untuk mengisi formulir evaluasi. Anda dapat mendistribusikan makalah evaluasi pada acara tersebut atau menindaklanjutinya dengan mengirimkan survei dalam beberapa hari. Tidak peduli bagaimana Anda meminta masukan, penting bagi Anda untuk melakukannya! Penting juga bagi Anda untuk mendengarkan! Publikasikan hasilnya dan pertimbangkan masukan yang Anda berikan saat mulai merencanakan acara tahun depan.
Semoga Konferensi Hebat
Meskipun ini bukan daftar lengkap semua jenis aktivitas yang mungkin dapat dimasukkan dalam konferensi, ini adalah titik awal yang bagus. Tinjau ide-ide ini dan dorong orang lain yang terlibat dalam perencanaan acara Anda berikutnya untuk melakukan hal yang sama. Gunakan apa yang Anda pelajari untuk memilih beberapa kegiatan dan sebagai titik awal untuk memikirkan ide-ide lain yang dapat membantu menjadikan acara Anda lebih menarik bagi audiens target Anda. Ada banyak konferensi di luar sana, jadi penting untuk mengambil langkah-langkah untuk memastikan konferensi Anda memberikan peluang dan sumber daya pengembangan profesional yang berharga, serta kesenangan.
