Merencanakan acara untuk organisasi Anda sangat menegangkan dan memakan waktu. Menjadi terorganisir dengan baik dapat membantu mengurangi stres dan menghemat waktu Anda. Salah satu aspek penting yang perlu dipertimbangkan ketika perencanaan adalah undangan. Undangan tersebut akan memberi tahu orang-orang tentang acara yang akan datang dan meminta mereka untuk hadir. Seringkali ini adalah pertama kalinya mereka mendengar acara tersebut, jadi penting untuk mencakup semua detail dalam undangan.
Elemen Undangan Dasar
Elemen dasar yang harus disertakan dalam undangan adalah:
- Organisasi yang mengadakan acara
- Tanggal
- Waktu
- Tempat
- Informasi kontak RSVP
- Harga untuk menghadiri acara
Penting juga untuk mengirimkan undangan tepat waktu. Ini berarti setidaknya enam hingga delapan minggu sebelum acara. Ini memberi tamu waktu untuk merespons dan membuat rencana yang sesuai.
Menulis Undangan untuk Penggalangan Dana
Memilih kata-kata yang tepat dapat menentukan suasana penggalangan dana Anda dan memberi tahu para tamu tentang formalitas acara dan apa yang akan mereka harapkan.
Pedoman Undangan
Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan saat menulis undangan meliputi:
- Pastikan dengan jelas menyatakan siapa yang akan mendapat manfaat dari acara tersebut.
- Sertakan rincian acara seperti apakah makan malam akan disajikan atau apakah akan ada cash bar.
- Pastikan untuk menyebutkan formalitas acara. Jika acara bersifat formal, sebutkan bahwa acara tersebut berdasi hitam agar para tamu mengetahui aturan berpakaian.
- Selalu berikan informasi kontak jika tamu memiliki pertanyaan.
- Jika acara diadakan di tempat yang asing, pertimbangkan untuk menyertakan petunjuk arah dalam undangan.
Pertimbangan Lainnya
Beberapa hal lain yang perlu dipertimbangkan saat menulis undangan adalah:
- Tema:Pilih tema dan masukkan ke dalam undangan. Misalnya, jika acaranya adalah tamasya golf, gunakan tema golf untuk undangannya.
- RSVP: Selalu sertakan kartu tanggapan untuk dikirim kembali oleh tamu. Kartu tersebut harus memiliki tempat untuk menuliskan nama tamu beserta bentuk pembayaran apa pun jika diperlukan.
- Jadilah unik: Jika ada sesuatu yang unik pada acara Anda, cantumkan dalam undangan untuk menarik tamu. Misalnya, lelang diam atau langsung dapat disebutkan atau jika ada hiburan khusus.
Contoh Kata-kata Undangan
Ada banyak cara untuk menyampaikan undangan penggalangan dana. Anda dapat menggunakan contoh berikut sebagai panduan untuk menulis undangan Anda sendiri:
Contoh 1
Makan Siang Topi Tahunan
Silakan bergabung dengan kami untuk makan siang sore
Di lokasi
Pada tanggal dan waktu
Makan siang akan disajikan pada pukul 13.00. dengan anggur gratis
Hadiah akan diberikan untuk topi terbaik
Parkir valet
$50 donasi akan bermanfaat bagi Organisasi
Contoh 2
Anda diundang ke Nama Acara
Tanggal
Lokasi
6:00 sore Koktail dan Hidangan pembuka
Bilah Tunai
19:30 makan malam
Lelang Senyap dan Langsung
Dasi Hitam Dihargai
Manfaat ABC
Pikat Tamu untuk Menghadiri Acara Anda
Ingatlah bahwa undangan sering kali menjadi hal pertama yang dilihat tamu untuk memberi tahu mereka tentang acara Anda. Pastikan untuk meluangkan waktu untuk memilih undangan dengan hati-hati dan menyampaikannya dengan cara yang jelas sehingga tamu dapat mengetahui secara spesifik apa yang diharapkan. Saat membuat undangan penggalangan dana, selalu ingat nada yang ingin Anda tetapkan untuk acara Anda dan mencerminkan hal itu dalam kata-kata Anda. Jadilah sekreatif mungkin untuk menarik tamu agar menghadiri acara penggalangan dana dan mendukung tujuan Anda.
