Biasanya digunakan oleh bisnis, benchmarking adalah proses mengevaluasi kekuatan organisasi atau departemen serupa dengan organisasi nirlaba Anda dan membandingkan pekerjaan Anda dengan pekerjaan mereka. Ketika organisasi nirlaba berupaya mendapatkan pendanaan hibah, tolok ukur ini sering digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi efisiensi organisasi.
Apa Itu Tolok Ukur?
Tolok ukur adalah pengukuran yang menunjukkan kinerja Anda di masa lalu dan saat ini dibandingkan dengan lembaga nonprofit serupa yang sukses - biasanya dalam hal keuangan. Pengukuran ini memungkinkan Anda mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi Anda sebagai sarana untuk meningkatkan upaya penggalangan dana dan pemrograman di masa depan.
Langkah-Langkah dalam Pembandingan
Baik Anda membuat tolok ukur untuk pertama kalinya atau memperbarui tolok ukur saat ini, ada serangkaian langkah yang membuat prosesnya berjalan lancar. Coba proses berikut.
Bentuk Tim
Organisasi nirlaba terkenal kekurangan staf dan anggaran yang ketat, jadi Anda perlu membuat tim yang terdiri dari individu-individu fokus yang dapat bekerja sama dalam mengukur keuangan Anda. Auditor Andy Maffia menyarankan tim ini harus mencakup mereka yang membuat keputusan keuangan dan mereka yang terkena dampak keputusan tersebut untuk mendapatkan perspektif yang paling kohesif.
Tentukan Visi dan Pertanyaan Masa Depan Anda
Para profesional akuntansi dari SKR+CO mengatakan bahwa menentukan apa yang benar-benar perlu diukur oleh organisasi Anda adalah langkah pertama dalam proses tolok ukur. Fokus pada tujuan dan misi masa depan Anda serta sarana yang diperlukan untuk meningkatkan program tersebut. Pilih beberapa tolok ukur untuk memulai, terutama bidang yang ingin Anda fokuskan dalam waktu dekat.
Pertimbangannya mencakup hal berikut:
- Efisiensi program
- Efisiensi penggalangan dana
- Ekuitas atau cadangan yang dapat dikeluarkan
- Pendapatan program
- Kontribusi rata-rata
Tulis Tolok Ukur
Tolok ukur yang baik adalah penanda pendanaan yang solid dan berkelanjutan. Dengan kata lain, pemberi hibah ingin memberikan dana kepada organisasi yang tahu ke mana mereka akan pergi dan bagaimana mereka mencapainya.
Contohnya, sebuah organisasi yang misinya adalah "meningkatkan kehidupan anak-anak di kota dengan mempromosikan literasi." Tolok ukurnya harus menyatakan:
- Secara khusus apa yang akan dilakukan organisasi untuk mempromosikan literasi
- Bagaimana rencana organisasi untuk mengevaluasi apakah berhasil
- Tujuan spesifik dan terukur yang tidak hanya mencakup garis waktu kapan tolok ukur akan dicapai tetapi juga metode evaluasi
- Bagaimana tujuan sesuai dengan pernyataan misi organisasi
Tolok ukur yang buruk mungkin menyatakan "Proyek Literasi Dalam Kota (ICLP) akan meningkatkan literasi melalui kerja sama dengan sekolah-sekolah lokal." Pernyataan ini tidak jelas dan tidak memberikan informasi spesifik mengenai kapan dan bagaimana literasi akan ditingkatkan. Tolok ukur yang lebih baik dalam skenario ini adalah "ICLP akan berupaya meningkatkan literasi dengan memastikan setiap ruang kelas di distrik ini memiliki perpustakaan kelas yang berisi setidaknya 100 buku dalam waktu dua tahun dengan mengadakan drive buku dan pameran buku dua kali per tahun. Acara penggalangan dana akan menyediakan ibu kota untuk menyelenggarakan setidaknya tiga lokakarya guru dan memberikan mentor kepada semua guru sekolah dasar baru di wilayah tersebut selama lima tahun ke depan."
Kumpulkan Data dan Bandingkan
Mulailah dengan mengumpulkan data yang sesuai dari laporan keuangan lembaga Anda dulu dan sekarang untuk setiap tolok ukur yang dipilih. Jika Anda adalah bagian dari organisasi besar, identifikasi departemen atau tim dengan pendapatan tertinggi atau efisiensi penggalangan dana terbanyak dan bandingkan jumlah departemen Anda dengan departemen mereka.
Organisasi juga dapat membandingkan metriknya dengan organisasi yang memiliki misi dan pendapatan serupa. Untuk melakukan hal ini, Anda perlu mengumpulkan data serupa dari organisasi lain seperti organisasi Anda. Bridgespan Group menyarankan kunjungan situs web, wawancara, dan laporan tahunan adalah cara yang bagus untuk menemukan informasi dari organisasi nirlaba serupa. Anda sering dapat menemukan formulir pajak dan laporan tahunan di situs web pengawas amal. Anda cukup melihat data untuk membandingkannya atau berinvestasi pada program perangkat lunak komputer yang memberikan perbandingan yang lebih ilmiah.
Evaluasi Tolok Ukur
Penting untuk mencatat tidak hanya apa yang ingin Anda capai tetapi juga bagaimana Anda akan mengetahui apakah Anda telah mencapai tujuan Anda. Sebagian besar organisasi akan melakukan evaluasi baik secara internal, di antara staf mereka sendiri, dan kadang-kadang secara eksternal. Ada berbagai cara untuk mengevaluasi tolok ukur suatu organisasi. Mendatangkan penasihat keuangan, firma CPA, atau profesional independen lainnya dapat memberi Anda opini segar dan obyektif serta menawarkan penilaian yang lebih otoritatif. Manfaat melakukan evaluasi rutin dalam organisasi adalah anggota berada dalam posisi unik untuk mengevaluasi mengapa sesuatu berhasil atau tidak.
Belajar Dari Orang Lain
Karena kurangnya sumber daya dan pendanaan, banyak lembaga nonprofit yang berada dalam posisi mengandalkan apa yang telah dilakukan daripada mendedikasikan waktu untuk mencari cara untuk meningkatkan diri. Pembandingan memberikan peluang bagi organisasi untuk melihat lembaga nonprofit serupa dalam upaya menemukan pendekatan alternatif yang berhasil.
