Memberikan umpan balik kepada karyawan tentang kinerja mereka dalam pekerjaannya adalah bagian penting dari peran setiap manajer. Di banyak perusahaan, supervisor diharapkan secara berkala memberikan tinjauan kinerja formal dan tertulis kepada karyawan. Apa pun jenis formulir evaluasi karyawan yang digunakan perusahaan Anda, kemungkinan besar umpan balik naratif diperlukan. Meskipun menemukan kata yang tepat untuk digunakan mungkin sulit, contoh frasa yang diberikan di sini dapat membantu Anda memulai.
Umpan Balik Positif
Salah satu aspek dalam meninjau kinerja karyawan adalah dengan memberikan umpan balik positif mengenai hal-hal yang dilakukan dengan sangat baik oleh setiap anggota tim. Pujian harus spesifik dan berkaitan dengan komponen kunci kesuksesan pekerjaan. Jangan ragu untuk menggunakan frasa yang tercantum di sini sebagaimana mestinya, atau gunakan frasa tersebut sebagai titik awal untuk bertukar pikiran tentang cara lain untuk menyampaikan makna yang ingin Anda sampaikan.
Kinerja Kerja Positif
Daripada hanya memberi tahu karyawan bahwa kinerja mereka setara, kenali kekuatan spesifik yang patut dipuji. Perhatikan contoh berikut:
- Secara konsisten memenuhi atau melampaui standar pekerjaan atau persyaratan kinerja
- Menyerahkan pekerjaan berkualitas tinggi tepat waktu
- Perhatian luar biasa terhadap detail yang menghasilkan pekerjaan yang secara konsisten bebas dari kesalahan
- Menunjukkan penguasaan keterampilan dan persyaratan kerja yang luar biasa
Komunikasi Luar Biasa
Cobalah contoh kata-kata ini untuk menyampaikan penghargaan atas keterampilan komunikasi karyawan:
- Proaktif dalam mengomunikasikan kekhawatiran kepada rekan kerja dan manajemen
- Menunjukkan kesediaan untuk mendengarkan tanggapan dan masukan dari rekan kerja dan manajemen
- Menunjukkan keterampilan komunikasi profesional yang kuat secara langsung, melalui telepon, dan secara tertulis
- Komunikasikan dengan jelas kebutuhan dan harapan kepada penyedia layanan internal
Pemecahan Masalah Luar Biasa
Contoh frasa yang berfokus pada memuji karyawan atas keterampilan pemecahan masalah mereka meliputi yang berikut:
- Mencari solusi unik untuk situasi yang menantang
- Mampu melihat melampaui permukaan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah
- Terbuka terhadap cara-cara baru dalam memecahkan masalah
- Mampu mengidentifikasi dan memecahkan masalah secara efektif
Menjadi Pemain Tim
Pertimbangkan hal-hal berikut untuk memuji karyawan karena telah melampaui batas dalam menjadi pemain tim:
- Mengutamakan kebutuhan dan kepentingan tim di atas tujuan individu
- Memastikan anggota tim terlibat dalam proyek dengan meminta masukan dan umpan balik dari setiap orang
- Berkolaborasi secara efektif dengan anggota tim lainnya
- Secara konsisten menawarkan bantuan kepada anggota tim yang kurang berpengalaman
Masukan Korektif/Berfokus pada Perbaikan
Tentu saja, tidak ada orang yang sempurna. Selain memuji karyawan atas bidang yang mereka kuasai, proses peninjauan kinerja juga memerlukan pemberian umpan balik yang berfokus pada peningkatan kinerja. Ingatlah bahwa masukan seperti ini harus konstruktif, yang berarti masukan tersebut perlu mengarah pada diskusi tentang bagaimana karyawan dapat berkembang, bukan hanya membiarkan mereka merasa dikritik.
Kinerja Pekerjaan Di Bawah Standar
Ketika kinerja karyawan tidak sesuai standar, penting untuk mengomunikasikan kekurangan tersebut dengan jelas dan memberikan jalur untuk perbaikan. Pertimbangkan untuk membuka subjek dengan kata-kata seperti ini:
- Tingkat kesalahan melebihi standar yang dapat diterima untuk pekerjaan dari waktu X hingga waktu Y
- Volume pekerjaan yang diselesaikan tidak sesuai dengan rentang produksi yang dibutuhkan A - B
- Waktu penyelesaian melebihi ekspektasi berdasarkan waktu dalam pekerjaan
- Laporan pengalaman pelanggan menunjukkan penyimpangan dari persyaratan perusahaan
Komunikasi Tidak Efektif
Ketika seorang karyawan membutuhkan bantuan dalam bidang keterampilan komunikasi, cobalah frasa berikut sebagai titik awal untuk mengembangkan umpan balik korektif:
- Perlu proaktif dalam memberikan informasi kepada anggota tim tentang kemajuan proyek
- Pastikan nada suara kondusif untuk membangun hubungan profesional saat berkomunikasi dengan rekan kerja
- Rajinlah memberi informasi terkini kepada manajemen tentang kemajuan pekerjaan
- Perlu mengembangkan keterampilan presentasi untuk memfasilitasi pertemuan secara efektif
Pemecahan Masalah Tidak Efektif
Ketika karyawan tampaknya mampu mengikuti instruksi dan menerima perintah namun tidak dapat menemukan solusi unik, mereka mungkin perlu mengembangkan keterampilan pemecahan masalah yang lebih kuat. Pertimbangkan frasa masukan seperti ini:
- Perlu menunjukkan inisiatif dengan mengidentifikasi solusi ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana
- Saat menunjukkan masalah, perlu melakukan upaya untuk mengidentifikasi dan menyarankan solusi potensial
- Selidiki kemungkinan penyebab masalah yang berkembang, daripada langsung meminta bantuan
- Berpartisipasi aktif dalam pemecahan masalah, daripada meminta manajemen atau anggota tim memperbaiki keadaan untuk Anda
Terlalu Berorientasi Pada Saya
Ketika perilaku seorang karyawan sedemikian rupa sehingga frasa "pemain tim" tidak dapat digunakan untuk menggambarkan individu tersebut, dia mungkin lebih "berorientasi pada diri sendiri" daripada yang pantas untuk lingkungan kerja. Daripada menyuruh orang tersebut menjadi pemain tim yang lebih baik, pertimbangkan untuk menawarkan saran untuk mengubah fokusnya dari "saya" menjadi "kita."
- Akan mendapat manfaat dari pendekatan yang lebih kolaboratif terhadap proyek dan tugas
- Pertimbangkan untuk menggunakan bahasa yang lebih inklusif untuk melibatkan rekan kerja dalam percakapan terkait pekerjaan departemen atau tim
- Bisa meminta masukan rekan kerja dan benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan, meski Anda merasa sudah tahu jawabannya
- Pertimbangkan apa yang terbaik untuk tim sebelum mendekati pekerjaan dengan cara yang Anda sukai
Persiapan Memberikan Masukan Karyawan yang Efektif
Ini hanya beberapa frasa untuk membantu Anda mulai memberikan tinjauan kinerja yang kuat dan efektif kepada karyawan Anda. Agar bermakna, informasi yang Anda bagikan dengan karyawan Anda ketika tiba waktunya untuk mengevaluasi kinerja mereka harus bijaksana dan fokus pada kekuatan dan kelemahan mereka sendiri, serta tuntutan pekerjaan tertentu. Jika Anda memerlukan bantuan tambahan untuk mempersiapkan peninjauan karyawan Anda, Anda mungkin perlu meninjau beberapa contoh evaluasi karyawan yang telah selesai. Meskipun situasi setiap karyawan unik, melihat formulir yang sudah diisi lengkap dapat membuat tugas yang akan Anda lakukan tampak tidak terlalu sulit.
