Seperti halnya bisnis nirlaba, badan amal nirlaba memerlukan personel untuk menjaga organisasinya tetap berjalan. Meskipun tujuan utamanya adalah menyediakan dana dan program untuk populasi tertentu, badan amal juga menggunakan sebagian dari dana mereka untuk membayar mereka yang menjaga segala sesuatunya legal dan terorganisir.
Standarisasi Biaya Administrasi Amal
Sudah menjadi aturan lama di kalangan industri nirlaba untuk melihat biaya administrasi sebagai tolok ukur kesehatan keuangan organisasi. Secara historis, angka ajaibnya adalah setiap biaya di bawah 30 persen mewakili badan amal yang setidaknya berupaya mempertahankan tanggung jawab fiskal. Berbagai aliran pemikiran baru-baru ini menyatakan bahwa lembaga amal yang paling sukses tidak dapat dinilai dari biaya administratifnya saja, namun juga harus dinilai dari efektivitas dan dampaknya.
Apa yang Termasuk dalam Biaya Administrasi
Biaya untuk menjalankan amal disebut biaya administrasi atau terkadang disebut overhead. Pengeluaran ini terdiri dari segala sesuatu yang diperlukan untuk keberadaan organisasi yang tidak termasuk dalam kategori penggalangan dana, kegiatan program, atau kegiatan keanggotaan.
Biaya administratif atau manajemen biasanya mencakup:
- Staf sumber daya manusia dan akuntansi
- Bagian Gaji Direktur dan Karyawan
- Teknologi informasi yang didedikasikan untuk infrastruktur dan operasi
- Pembuatan laporan tahunan
- Perlengkapan kantor
- Pembangunan utilitas
- Layanan hukum
- Beban Direksi
Variasi Biaya berdasarkan Jenis Organisasi
Jenis badan amal yang berbeda memerlukan jumlah biaya overhead yang berbeda pula, jadi masing-masing badan amal harus mempunyai standar di bidangnya dan bukan pada persentase universal untuk semua badan amal. Charity Navigator menawarkan rincian lengkap keuangan organisasi ideal yang dikelompokkan berdasarkan jenis amal. Secara umum, biaya administrasi di bawah 15 persen dianggap terbaik, namun terdapat variasi, seperti:
- Museum memerlukan biaya lebih tinggi hingga 17,5 persen.
- Pantry/bank makanan dan badan amal yang menyediakan bantuan kemanusiaan harus memiliki overhead yang lebih rendah dengan batas biaya sekitar tiga persen.
- Organisasi pemberi hibah tidak boleh melihat biaya lebih tinggi dari tujuh setengah persen.
Alokasi
Setiap organisasi mengalokasikan sebagian gaji eksekutif dan karyawan untuk biaya administrasi. Setiap waktu yang dihabiskan karyawan untuk melaksanakan tugas administratif, dibandingkan layanan program atau penggalangan dana, dialokasikan ke kategori biaya administratif. Selain sumber daya manusia dan personel akuntansi, sebagian besar gaji karyawan badan amal tidak dapat sepenuhnya dikaitkan dengan biaya administrasi.
Pemisahan Program
Organisasi dengan lebih dari satu kategori program, seperti penelitian dan pendidikan, harus memisahkan biaya administrasi untuk setiap kategori. Ini memberikan gambaran akurat tentang apa yang dibelanjakan pada setiap program secara spesifik.
Preferensi Donor
Para donatur sering kali meminta agar donasi tunai mereka disalurkan langsung untuk pelaksanaan suatu program. Dalam studi yang dilakukan oleh Harvard Business School, para peneliti menemukan bahwa orang-orang memiliki kemungkinan tiga kali lebih besar untuk menyumbang ke badan amal yang mereka tahu biaya administrasinya ditanggung oleh donor swasta dibandingkan dengan badan amal yang kontribusinya dapat digunakan untuk biaya overhead. Donor harus menyadari bahwa biaya administrasi ada di semua organisasi dan beberapa sumbangan harus diberikan tanpa batasan sehingga organisasi dapat melakukan pemeriksaan yang diperlukan.
Kelebihan dan Kontra Biaya Administrasi
Berbagai kesimpulan dapat diambil mengenai pengeluaran, namun penting untuk menempatkan biaya administrasi dalam perspektif dengan beberapa tolok ukur keuangan lainnya. Lihatlah keuangan secara keseluruhan dan ajukan banyak pertanyaan kepada tim manajemen.
Biaya Rendah
Biaya administrasi yang rendah dapat berarti bahwa organisasi beroperasi dengan sangat ramping dan terus-menerus memastikan bahwa anggaran berlebih disisihkan. Hal ini juga dapat berarti bahwa organisasi melakukan outsourcing pelaksanaan program sebenarnya kepada lembaga lain dan hanya mempunyai sedikit biaya tambahan. Hipotesis lainnya adalah lembaga ini beroperasi dengan staf yang lebih sedikit dari yang dibutuhkan atau beroperasi dengan staf yang kurang terlatih dan berkualifikasi.
Biaya Tinggi
Biaya administrasi yang tinggi dapat berarti kurangnya pengawasan di suatu lembaga. Tugas staf mungkin tidak didefinisikan dengan jelas atau mungkin ada beberapa staf yang melakukan pekerjaan yang sama. Hal ini juga bisa berarti bahwa organisasi tersebut mempunyai sistem checks and balances untuk memastikan operasi sehari-hari mematuhi undang-undang negara bagian dan federal serta rekomendasi yang diberikan oleh organisasi pengawas nirlaba. Dalam kasus ekstrim, biaya-biaya ini mungkin mengindikasikan penipuan atau pengeluaran yang tidak beralasan.
Prioritas dan Janji
Kesuksesan sebuah lembaga amal tidak boleh diukur hanya dari lembaga amal yang memiliki biaya administrasi dan overhead terendah. Saat mendirikan organisasi nirlaba atau memilih organisasi yang akan disumbangkan, pertimbangkan biaya dan dampak terukurnya. Sebuah badan amal yang besar menepati prioritas dan janji mereka dengan memfokuskan upaya untuk membantu tujuan mereka.
