Setiap situasi penutupan bisnis memiliki detail yang berbeda. Jenis bisnis akan menentukan tindakan apa yang harus Anda, pelanggan, atau pemasok Anda ambil sebelum bisnis tersebut ditutup untuk selamanya. Untuk mengembangkan surat yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda, mulailah dengan contoh surat dan sesuaikan kata-katanya untuk mencerminkan detail situasi khusus Anda.
Templat Surat Penutupan Bisnis
Jika Anda mengelola proses penutupan bisnis, mungkin tepat bagi Anda untuk mengirimkan surat kepada pelanggan dan pemasok Anda. Contoh surat untuk audiens ini disediakan di sini. Anda dapat mengakses setiap template dengan mengklik gambar yang sesuai. Setiap templat adalah dokumen PDF yang dapat disesuaikan yang dapat disimpan dan dicetak sesuai kebutuhan. Lihat panduan barang cetakan ini untuk bantuan dalam menangani dokumen.
Pemberitahuan Pelanggan
Template ini dirancang untuk dikirimkan kepada pelanggan agar mereka tahu bahwa sebuah perusahaan akan tutup. Sangat penting untuk mengirimkan surat jenis ini jika pelanggan perlu mengambil barang dari lokasi Anda atau mengambil tindakan lain sebelum bisnis berhenti beroperasi.
Pemberitahuan Pemasok
Gunakan surat ini untuk memberi tahu pemasok bahwa organisasi Anda akan menghentikan operasinya, pastikan untuk memberikan pemberitahuan yang cukup untuk memungkinkan pembuatan faktur akun akhir, pembayaran, dan penyelesaian masalah yang belum terselesaikan.
Alasan Menulis Surat Penutupan Bisnis
Setelah Anda mengambil keputusan untuk menutup bisnis Anda, tidak disarankan untuk hanya menggantungkan tanda 'tutup' di pintu Anda. Yang terbaik adalah mengumumkan penutupan kepada pelanggan dan pemasok Anda dengan surat resmi. Mereka telah menjadi pemain kunci dalam aktivitas bisnis Anda dengan membeli produk dan layanan Anda, dan dalam kasus pemasok, dengan menyediakan produk dan layanan yang berperan penting dalam bisnis Anda. Sebagai salah satu tindakan terakhir layanan pelanggan, Anda harus memberi mereka peringatan terlebih dahulu bahwa bisnis Anda tidak akan tersedia lagi.
Surat penutupan bisnis adalah cara terbaik untuk mengakhiri hubungan bisnis Anda saat ini secara profesional dan menjelaskan tindakan apa pun yang perlu diambil oleh pelanggan dan pemasok Anda. Mengirimkan surat semacam ini menunjukkan upaya itikad baik untuk berkomunikasi dan mengakomodasi orang-orang yang berbisnis dengan organisasi Anda. Hal ini juga dapat membantu memastikan bahwa semua masalah ditangani sebelum penutupan, sehingga dapat membantu mencegah potensi timbulnya masalah hukum di kemudian hari.
Waktu Pemberitahuan Penutupan
Tidak ada aturan tegas tentang kapan Anda perlu mengirimkan surat penutupan bisnis. Tanggal pengiriman sebenarnya tergantung pada beberapa faktor.
Pelanggan
Anda ingin pelanggan istimewa Anda mendengar tentang penutupan bisnis Anda dari Anda, bukan melalui rumor atau menemukan pintu tertutup tanpa pemberitahuan sebelumnya. Memiliki pemberitahuan akan memperkuat pelanggan Anda bahwa Anda menganggap mereka istimewa dan memberi mereka kesempatan untuk melakukan transaksi bisnis akhir apa pun yang diperlukan dengan Anda.
Secara umum, pertimbangkan untuk mengirimkan surat pemberitahuan penutupan atau menyertakan salinan surat tersebut ke dalam tagihan bulanan mereka setidaknya 30 hari sebelum tanggal penutupan. Bisnis jasa seperti pembersih kering atau bengkel perlu memberikan cukup waktu kepada pelanggan untuk datang dan mengambil barang-barang mereka. Sebuah bisnis ritel mungkin ingin memberikan banyak waktu untuk melakukan penjualan guna mengurangi inventarisnya, dengan surat penutupan bisnis dikeluarkan sebelum penjualan dimulai.
Pemasok
Secara umum yang terbaik adalah memberi tahu pemasok tentang niat Anda untuk menutup setidaknya 60 hari sebelum tanggal akhir pengoperasian Anda. Ini akan memberikan cukup waktu untuk penyelesaian dan penutupan akun.
Pertimbangan Khusus untuk Rencana Masa Depan
Jika Anda menjual bisnis dan berencana membuka bisnis baru yang terkait segera setelahnya, Anda mungkin ingin meminimalkan waktu di antara keduanya. Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk menunda pengiriman surat penutupan bisnis sampai sebelum tanggal penutupan jika Anda menjual waralaba rumah tangga dan membuka layanan rumah tangga sendiri.
Apa yang Harus Dikomunikasikan dalam Surat Anda
Tujuan utama surat penutupan bisnis adalah untuk menyatakan dengan jelas rincian penutupan bisnis dan mengucapkan terima kasih yang tulus kepada pembaca atas bisnis atau layanan mereka. Surat-surat ini tidak perlu panjang agar efektif. Surat itu harus:
- Beri tahu pembaca tanggal penutupan bisnis
- Beri tahu pembaca tentang apa pun yang perlu mereka lakukan (seperti mengambil cucian, melunasi tagihan terutang, atau datang untuk penjualan bisnis)
- Beri tahu pembaca ke mana harus mengarahkan pertanyaannya
- Terima kasih kepada pelanggan atau pemasok atas bisnisnya
Surat tidak harus menyebutkan alasan penutupan usaha. Jika alasannya adalah kabar baik, seperti pensiunnya pemiliknya, Anda dapat memutuskan untuk mencantumkan alasannya dalam surat tersebut. Jika tidak, biasanya yang terbaik adalah memusatkan surat pada subjek yang penting bagi pembaca, seperti apa yang harus mereka lakukan dan kapan.
Jaga Hubungan
Meninggalkan hubungan bisnis dalam keadaan positif selalu lebih disukai. Bahkan jika Anda tidak berencana untuk bertemu atau bekerja dengan seseorang lagi, yang terbaik adalah bersikap membantu, positif, dan tulus dalam surat penutupan bisnis. Profesionalisme Anda akan memudahkan Anda untuk menutup bisnis dan mungkin memberi Anda keuntungan jika rencana bisnis masa depan Anda mengarahkan Anda untuk bekerja dengan orang-orang yang sama di masa depan.
