Formulir Internal Revenue Service (IRS) W-9 berjudul "Permintaan Nomor Pokok Wajib Pajak dan Sertifikasi". Dokumen IRS ini dirancang untuk mengumpulkan informasi perpajakan dasar dari wajib pajak tertentu, yang mungkin perorangan atau badan usaha.
Tujuan Formulir W-9
Pertama dan terpenting, W-9 memberikan informasi dasar kepada perusahaan tentang wajib pajak yang berbisnis dengan perusahaan tersebut. Hal ini memungkinkan mereka untuk melaporkan jumlah yang dibayarkan kepada pembayar pajak untuk layanan yang diberikan kepada IRS. Warga negara Amerika Serikat dan individu asing yang menetap, perusahaan, perwalian, dan jenis badan usaha lainnya yang tidak dipotong pajak dari penghasilannya harus mengisi W-9, sedangkan orang asing atau individu asing non-residen akan mengisi Formulir W-8 sebagai gantinya.
Jika wajib pajak tidak mengisi dan mengembalikan W-9 atau memberikan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang salah atau tidak lengkap, dana apa pun yang dibayarkan kepada wajib pajak dapat dikenakan pemotongan cadangan. Dalam situasi ini, perusahaan akan memotong 28% pendapatan yang menjadi hak wajib pajak dan mengirimkan bagian yang dipotong tersebut ke IRS. Ini adalah cara lembaga federal untuk memastikan bahwa pajak yang sesuai telah dibayarkan, meskipun wajib pajak tidak diidentifikasi dengan benar.
Kapan W-9 Diperlukan?
Sebuah bisnis perlu mendapatkan W-9 dari individu atau perusahaan mana pun yang perlu mengajukan pengembalian informasi ke IRS. Misalnya, sebuah bisnis yang menyewa kontraktor independen untuk merancang situs web baru perusahaan tersebut mungkin perlu mengajukan formulir 1099-MISC ke IRS untuk melaporkan berapa jumlah yang dibayarkan kepada perancang web tersebut.
Untuk mengajukan 1099-MISC yang lengkap, bisnis memerlukan informasi identifikasi kontraktor - nama, NPWP, alamat, dan sebagainya. Perusahaan perlu mengumpulkan formulir W-9 dari kontraktor untuk mendapatkan informasi tersebut. Demikian pula, bisnis sering kali meminta formulir W-9 dari vendor perusahaan agar mereka memiliki informasi yang dibutuhkan untuk melaporkan pengeluaran bisnis seperti yang diwajibkan oleh IRS.
W-9 Retensi Catatan
Seperti kebanyakan dokumen perpajakan, bisnis harus menyimpan salinan semua formulir W-9 setidaknya selama tiga tahun setelah pengembalian pajak terakhir yang relevan diajukan (atau tanggal jatuh tempo pengembalian, jika lebih lambat). Dalam contoh di atas, jika bisnis membuat kontrak dengan desainer web pada tahun 2017 dan dia menyelesaikan pekerjaannya sebelum akhir tahun, bisnis tersebut harus menyimpan formulir W-9-nya setidaknya hingga 16 April 2021 (dengan asumsi bisnis tersebut mengajukan pendaftarannya pada tahun 2017). SPT tanggal 15 April 2018).
Cara Mengisi Formulir W-9
W-9 sebenarnya cukup singkat dan relatif mudah. Terdiri dari tiga bagian utama: informasi pribadi, NPWP, dan sertifikasi.
Bagian Informasi Pribadi untuk Perorangan
Pada baris 1, wajib pajak orang pribadi harus mencantumkan namanya sesuai dengan yang tertera pada SPT. Meskipun secara teknis merupakan badan usaha, pemilik tunggal harus mencantumkan nama resminya di bagian ini.
Pemilik tunggal mengulangi namanya di baris kedua, yang memerlukan 'Nama Bisnis atau Nama Entitas yang Diabaikan'. Di sini, mereka mencantumkan nama lengkap dan huruf DBA, yang berarti 'melakukan bisnis sebagai', diikuti dengan nama fiktif untuk bisnis tersebut, jika ada. Misalnya, jika John Smith adalah pemilik tunggal Speedy Plumbing, dia akan mengisi baris pertama sebagai John Smith dan baris kedua sebagai John Smith DBA Speedy Plumbing.
Selanjutnya, wajib pajak mencentang kotak 'Perseorangan/Pemilik Tunggal' yang terletak di bawah garis nama. Wajib pajak juga harus memberikan alamat suratnya pada baris 5 dan 6. Informasi klien dapat dicantumkan di sisi kanan formulir di area ini, namun tidak wajib.
Bagian Informasi Pribadi untuk Bisnis
Bisnis atau entitas lain harus mencantumkan nama resminya (persis seperti yang tertera di laporan pajaknya) pada baris 1. Jika bisnis tersebut juga memiliki nama dagang atau DBA, itu akan dimasukkan pada baris 2.
Selanjutnya, wajib pajak mencentang kotak yang menunjukkan bagaimana badan usaha tersebut diklasifikasikan berdasarkan struktur hukumnya. Anda perlu menentukan apakah entitas tersebut adalah korporasi C, korporasi S, Kemitraan, Perseroan Terbatas (LLC), dll.
Jika bisnisnya adalah LLC beranggotakan tunggal, centang kotak 'Perorangan/Pemilik Tunggal' dan bukan kotak 'LLC'. LLC yang telah memilih bentuk perpajakan alternatif (misalnya LLC yang telah memilih untuk dikenakan pajak sebagai Perusahaan S) akan memasukkan kode klasifikasi pajak pada ruang di sebelah kotak centang LLC, seperti yang diinstruksikan dalam formulir.
Alamat surat utama entitas harus diberikan di baris 5 dan 6. Alamat klien juga dapat ditambahkan di ruang di sebelah kanan bagian alamat surat, namun tidak wajib.
Pengecualian
Sebagian besar wajib pajak akan membiarkan spasi pada baris 4 kosong. Spasi pertama pada baris 4 menunjukkan bahwa wajib pajak dikecualikan dari pemotongan cadangan. Individu dan pemilik tunggal hampir tidak pernah dikecualikan dari pemotongan cadangan, namun dalam situasi tertentu perusahaan dikecualikan. Kode dan keadaan penerima pembayaran tercantum di halaman ketiga W-9. jika Anda memenuhi salah satu ketentuan ini, Anda akan menempatkan nomor kode yang sesuai di ruang pertama untuk baris 4.
Bagian FATCA pada baris 4 hanya berlaku jika Anda mengirimkan W-9 ke lembaga keuangan asing dan Anda dikecualikan dari pelaporan Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Dalam situasi tersebut, tinjau daftar kode dan alasan pada halaman ketiga formulir W-9 untuk mengetahui apakah Anda memenuhi syarat, dan tempatkan huruf kode yang sesuai pada ruang FATCA di baris 4. Jika ragu, tanyakan kepada lembaga keuangan yang meminta formulir apakah Anda harus mengisi kolom ini atau tidak.
Informasi Nomor Rekening
Baris terakhir di bagian informasi pribadi mengacu pada 'nomor rekening'. Di sini, wajib pajak mencantumkan akun apa pun yang mereka miliki di IRS untuk membayar kembali pajak atau pembayaran di muka untuk kewajiban kewajiban pajak yang diantisipasi. Informasi ini bersifat opsional dan biasanya dikosongkan.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Bagian NPWP harus diisi terlepas dari apakah wajib pajak adalah orang pribadi, pemilik tunggal, atau badan usaha.
- Masyarakat menempatkan nomor jaminan sosialnya di sisi kanan formulir, di tempat yang disediakan.
- Pemilik tunggal dan anggota tunggal LLC dapat menggunakan nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pemberi kerja (EIN), meskipun IRS lebih memilih nomor Jaminan Sosial.
- Bahkan jika individu tertentu bertanggung jawab atas entitas tersebut, jenis entitas bisnis lainnya menempatkan EIN mereka di tempat yang disediakan.
Bagian Sertifikasi
Pada bagian ini, wajib pajak menandatangani formulir dan membuktikan kebenaran informasi di dalamnya. Gagal memberikan atau dengan sengaja menyampaikan informasi palsu akan dikenakan sanksi kepada wajib pajak.
Kepatuhan W-9
Apakah Anda seorang kontraktor independen atau bisnis yang menyediakan layanan kepada klien atau jika Anda adalah perusahaan yang mempekerjakan individu atau badan usaha untuk memberikan layanan, formulir W-9 sangat penting untuk kepatuhan pajak. Mintalah nasihat profesional dari profesional pajak yang berkualifikasi jika Anda memiliki keadaan khusus atau tidak yakin apakah Anda perlu melengkapi atau meminta formulir ini.
