Mengajukan permohonan hibah untuk organisasi nirlaba mungkin tampak menakutkan jika Anda belum pernah menulisnya sebelumnya. Meskipun Anda harus teliti dan melakukan riset, menulis hibah bisa menjadi proses yang sederhana jika Anda mengikuti langkah-langkah tradisional yang digunakan penulis hibah nirlaba lainnya untuk keberhasilan pendanaan.
Tinjau Informasi Organisasi Anda Terlebih Dahulu
Sebelum Anda mulai mengajukan permohonan hibah, Anda perlu berdiskusi dengan dewan direksi dan staf Anda dan memastikan bahwa organisasi Anda siap untuk mengajukan permohonan hibah. Kebanyakan pemberi dana akan mengharapkan tingkat kesiapan tertentu dari suatu organisasi sebelum mereka mempertimbangkan Anda untuk menerima pendanaan. Ini berarti Anda harus memiliki aspek-aspek berikut dalam organisasi Anda sebelum memulai proses penulisan hibah:
- Dokumen dan status hukum Anda sebagai organisasi nirlaba 501c3 harus sudah ada, yang mencakup surat penetapan pajak Internal Revenue Service, Anggaran Dasar, dan Anggaran Rumah Tangga Anda.
- Direksi yang mempunyai jumlah anggota paling sedikit sebagaimana ditentukan dalam anggaran rumah tangga.
- Pernyataan misi dan visi yang diartikulasikan dengan jelas.
- Kapasitas untuk menggunakan uang hibah jika didanai, yang berarti staf yang dibayar, sukarelawan dan kontraktor, serta peralatan dan fasilitas, siap digunakan.
- Serangkaian proses keuangan yang disiapkan untuk memastikan bahwa dana digunakan secara benar dengan prosedur akuntansi yang diterima secara umum.
Perhatikan bahwa banyak pemberi dana sekarang memiliki formulir permohonan online, jadi Anda perlu memiliki salinan elektronik dari semua item ini serta salinan fisik.
Untuk Apa Pendanaannya?
Langkah penting berikutnya adalah memiliki program atau proyek khusus yang ingin Anda danai. Sebagian besar yayasan dan lembaga pendanaan tidak akan memberi Anda uang yang akan digunakan untuk biaya operasional umum, meskipun ada beberapa yang akan memberikan "uang awal" untuk organisasi nirlaba baru. Saat menulis hibah, Anda harus memiliki kebutuhan khusus akan hibah tersebut dengan tujuan, sasaran, dan jadwal yang diartikulasikan dengan jelas. Jika Anda dan dewan direksi Anda belum menentukan apa yang akan terjadi dan Anda mengirimkan permintaan pendanaan umum, peluang Anda untuk mendapatkan pendanaan sangat rendah. Setidaknya program Anda harus memiliki tujuan SMART yang diartikulasikan dengan baik dan menarik serta memenuhi kebutuhan yang ditunjukkan dengan jelas. Sasaran SMART adalah sasaran yang Spesifik, Dapat Diukur, Dapat Dicapai, Realistis, dan Berbatas Waktu.
Menulis Permohonan Hibah Anda
Setelah Anda memiliki struktur organisasi dan memiliki program dengan tujuan spesifik yang ingin Anda danai, inilah waktunya untuk memulai proses pengajuan. Untuk menghemat waktu, ada baiknya Anda mengurus semua dokumen umum yang akan diminta kepada Anda selama proses lamaran. Beberapa lembaga dan penyandang dana akan meminta materi tambahan, namun setidaknya Anda perlu menyediakan:
- Salinan Surat Keputusan Pajak IRS Anda
- Catatan pajak yang diaudit atau formulir 990an dari tahun sebelumnya jika tersedia
- Deskripsi singkat tentang organisasi Anda, misinya, serta tujuan terukur dan jadwal proyek
- Permintaan pendanaan spesifik yang akan mencakup item anggaran proyek serta informasi mengenai keseluruhan anggaran Anda untuk menunjukkan bahwa organisasi Anda dapat berfungsi tanpa dana jika diperlukan
- Rencana penggalangan dana yang diartikulasikan dengan jelas untuk masa depan, karena sebagian besar penyandang dana ingin tahu bahwa Anda akan dapat melanjutkan program setelah mereka mendanainya dan Anda dapat mengumpulkan lebih banyak uang sendiri setelah dana hibah habis keluar
- Deskripsi dengan biografi profesional dari setiap anggota staf kunci atau sukarelawan yang akan terlibat dalam proyek
- Beberapa penyandang dana mungkin juga meminta salinan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan daftar dewan direksi Anda beserta informasi latar belakang mereka
- Meskipun tidak selalu diminta, menyertakan surat dukungan dari anggota masyarakat yang dapat membuktikan perlunya proyek yang diusulkan dapat membantu memberikan informasi yang diperlukan kepada lembaga pendanaan
- Dalam beberapa kasus, yayasan mungkin membuat permintaan khusus seperti presentasi media tentang program Anda, brosur program, atau laporan tahunan.
Organisasi Pendanaan Penelitian
Kesalahan besar yang dilakukan banyak penulis hibah baru adalah mengirimkan permintaan hibah ke setiap sumber pendanaan yang mereka temukan tanpa mendapatkan informasi lebih lanjut. Sebagian besar yayasan dan organisasi pemberi dana memiliki kriteria khusus yang harus dipenuhi untuk menerima pendanaan.
- Mereka mungkin mengkhususkan diri pada populasi tertentu, seperti wanita dan anak-anak, atau lokasi tertentu seperti wilayah Atlantik Tengah.
- Yang lain hanya mendanai jenis organisasi nirlaba tertentu, seperti tempat penampungan tunawisma atau kelompok gereja.
- Sebagian besar yayasan juga hanya menyediakan jenis dukungan tertentu, seperti pendanaan untuk memulai program baru, atau untuk kebutuhan teknologi.
- Beberapa memberikan dana operasional umum, namun jenis pemberi dana ini sulit ditemukan dan umumnya menerima lebih banyak permintaan daripada yang dapat didanai.
Pastikan yayasan tempat Anda mengajukan permohonan tertarik untuk mendanai program Anda dan membantu populasi spesifik Anda sebelum Anda memulai proses penulisan hibah. Sebagian besar yayasan dan perusahaan mempunyai informasi publik tentang siapa saja yang mereka danai di masa lalu, jadi meninjau daftar ini dapat memberi Anda gambaran bagus tentang bagaimana organisasi Anda akan sesuai dengan rencana pendanaan mereka.
Mencari Potensi Penyandang Dana Hibah
Tergantung di mana Anda tinggal, perpustakaan setempat Anda mungkin memiliki sumber daya untuk menemukan yayasan dan perusahaan lokal dan nasional yang menyediakan pendanaan. Jika tidak, Anda dapat melakukan sebagian besar riset secara online. Ada beberapa situs web tempat Anda dapat menemukan pemberi dana:
- Foundation Directory Online memungkinkan Anda mencari yayasan secara gratis dengan mencari berdasarkan nama yayasan, nomor EIN pajak, lokasi, atau kisaran dolar untuk sumbangan. Jika Anda ingin memiliki kemampuan penelusuran yang lebih canggih, Anda dapat membayar paket profesional mereka yang juga mencakup yayasan perusahaan, badan amal publik, dan lembaga pemerintah.
- Guidestar adalah situs web yang memungkinkan Anda melakukan pencarian secara gratis, setelah Anda membuat akun melalui database nasional organisasi nirlaba yang mencakup yayasan.
- FoundationSearch adalah situs yang membantu organisasi nirlaba menemukan sumber pendanaan untuk berbagai harga tergantung pada organisasi Anda.
- Council on Foundations memiliki direktori Community Foundation Locator di situs web mereka.
- Grant Advisor memungkinkan Anda mencari pemberi dana berdasarkan negara bagian.
- GrantWatch adalah layanan berbayar yang membantu Anda menemukan peluang pendanaan. Anda dapat berlangganan dengan biaya $18 per minggu, $45 per bulan, $90 per kuartal, atau $199 per tahun.
- GrantStation adalah layanan berbayar serupa dengan GrantAdvisor. Berlangganan selama satu tahun adalah $139 atau $189 selama dua tahun. Langganan mencakup informasi berguna tentang cara menulis hibah serta direktori pemberi dana.
Cara lain untuk menemukan lembaga pendanaan dan yayasan adalah dengan menghubungi United Way setempat, yang mungkin dapat memberi tahu Anda tentang yayasan keluarga setempat yang tidak memiliki situs web atau beriklan. Berjejaring juga dengan organisasi nirlaba lain dan cari tahu dari mana mereka menerima pendanaan. Mereka tidak hanya dapat membantu memberi Anda informasi mengenai sumber dana hibah, namun Anda juga dapat membangun koalisi dengan mereka untuk mencapai tujuan Anda yang umumnya disukai oleh para penyandang dana.
Bersiaplah Sebelum Menulis
Setelah Anda melakukan riset dan menemukan sekelompok yayasan dan perusahaan yang ingin Anda lamar, ada baiknya Anda membuat spreadsheet terlebih dahulu. Cantumkan kolom nama pemberi dana, tanggal batas waktu pengajuan, materi apa pun yang diperlukan, dan kemajuan Anda dalam hibah, termasuk kolom centang agar orang lain dapat meninjau hibah Anda yang telah selesai. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk meminta seseorang mengedit tulisan Anda untuk tata bahasa umum dan kejelasan, serta meminta beberapa staf dan anggota dewan meninjaunya untuk mengetahui seberapa jelas tulisan tersebut menunjukkan perlunya program.
Baca Petunjuk
Ini mungkin tampak seperti langkah yang jelas, namun ini penting. Pastikan Anda telah membuat checklist setiap dokumen pendukung yang dibutuhkan pemberi dana. Bacalah pedoman mereka dengan cermat sehingga Anda yakin untuk menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pada formulir pendaftaran mereka. Anda tidak ingin melewatkan hibah karena Anda melewatkan menjawab pertanyaan kunci.
Bicaralah dengan Individual Foundation di Aplikasi Anda
Meskipun Anda mungkin menemukan bahwa banyak penyandang dana memiliki permohonan hibah yang serupa, dan terkadang sama, namun hal ini tidak berarti bahwa semuanya akan memiliki permohonan hibah. Perhatikan perbedaannya dan pastikan Anda menuliskan hibah Anda secara khusus untuk permintaan masing-masing penyandang dana. Tidak apa-apa untuk menulis deskripsi keseluruhan permintaan Anda terlebih dahulu dan kemudian menggunakannya sebagai dasar untuk setiap permohonan. Pastikan Anda menyesuaikan masing-masing permohonan untuk menjawab pertanyaan dari penyandang dana tersebut, dan bergantung pada fokus mereka, Anda mungkin ingin memberikan informasi tambahan kepada hibah yang membuat permohonan Anda menonjol.
Permohonan Hibah Biasa
Sebagian besar permohonan hibah cenderung menanyakan pertanyaan yang sangat mirip dan mengikuti struktur yang sama. Secara umum, Anda dapat mengharapkan aplikasi memiliki bagian berikut:
- Kualifikasi organisasi Anda menggambarkan sejarah, misi dan tujuan Anda serta staf kunci dan sukarelawan. Tujuan dari bagian ini adalah untuk menunjukkan bahwa Anda memiliki kemampuan untuk melaksanakan program yang diusulkan.
- Penilaian kebutuhan, atau pernyataan masalah, menggambarkan masalah yang coba dipecahkan oleh proyek Anda. Ini adalah area yang bagus untuk memasukkan statistik dan data nyata tentang populasi yang Anda coba layani dan mengapa mereka membutuhkan bantuan.
- Tujuan dan sasaran program yang Anda usulkan, yang harus spesifik, terukur, dan memiliki jangka waktu yang jelas.
- Bagian metodologi adalah tempat Anda menjelaskan program Anda secara detail. Di sinilah Anda menulis tentang bagaimana Anda akan mencapai setiap tujuan dan sasaran, termasuk siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan kapan.
- Bagian evaluasi menjelaskan bagaimana Anda akan meninjau tujuan dan sasaran program untuk menentukan item apa yang terpenuhi dan apa yang memerlukan pekerjaan tambahan. Hal ini juga dapat mencakup deskripsi proses seperti survei klien, masukan komunitas, dan banyak lagi. Evaluasi sering kali merupakan area yang diabaikan dalam sebuah hibah dan semakin Anda dapat menunjukkan kepada penyandang dana bagaimana Anda akan memastikan bahwa dana mereka digunakan dengan baik, semakin serius mereka akan menilai proposal Anda.
- Bagian anggaran yang harus menjelaskan secara rinci bagaimana uang akan digunakan, termasuk item baris tertentu. Anda juga mungkin perlu memasukkan anggaran untuk seluruh organisasi Anda selain anggaran program spesifik.
- Bagian pendanaan yang menjelaskan bagaimana organisasi Anda bermaksud mencari pendanaan di masa depan untuk program Anda. Ini juga merupakan bagian penting yang terkadang diabaikan. Penyandang dana ingin mengetahui tidak hanya bahwa Anda akan menggunakan uang mereka dengan baik, namun juga bahwa Anda mempunyai rencana untuk terus mencari pendanaan karena banyak hibah yang hanya untuk satu tahun.
Lakukan Tinjauan Akhir Sebelum Pengiriman
Setelah hibah Anda ditulis dan semua dokumen pendukung dikumpulkan, pastikan Anda melakukan tinjauan akhir. Sangat mudah untuk melewatkan satu dokumen atau bagian, terutama jika Anda menulis banyak hibah atau lamarannya sangat panjang. Memiliki orang kedua atau ketiga untuk menerima hibah bersama Anda selalu merupakan ide yang bijaksana. Simpan salinan hibah untuk file Anda sebelum mengirimkannya, atau tekan kirim secara online.
Berhasil Mengajukan Hibah untuk Organisasi Nirlaba
Jangan berkecil hati jika Anda ditolak untuk permohonan hibah pertama yang Anda kirimkan. Ingatlah bahwa Anda bersaing dengan banyak organisasi nirlaba lain yang memiliki program yang layak dan pemberi dana memiliki jumlah uang yang terbatas untuk setiap siklus pendanaan. Semakin banyak Anda berupaya menulis dana hibah, semakin banyak latihan yang akan Anda dapatkan dalam menyempurnakan pesan Anda dan membuat argumen yang meyakinkan untuk mendukung tujuan Anda dan memberikan manfaat bagi masyarakat yang membutuhkan.
