Ketika seorang karyawan memberi tahu Anda bahwa mereka mengundurkan diri, mungkin sulit untuk mengetahui apa yang harus dikatakan. Manajer sering kali terkejut ketika seorang karyawan berhenti, jadi penting bagi mereka untuk bersiap memberikan respons yang tepat ketika seorang karyawan menyerahkan surat pengunduran diri atau menyatakan bahwa mereka akan meninggalkan pekerjaannya.
Apa yang Harus Dikatakan Saat Karyawan Mengundurkan Diri
Tidak hanya ada satu cara yang tepat untuk merespons ketika seseorang berhenti dari pekerjaannya. Dalam banyak hal, apa yang harus Anda katakan akan berbeda-beda berdasarkan situasi spesifik serta kebijakan dan prosedur perusahaan Anda. Apa pun yang terjadi, penting untuk merespons dengan cara yang sopan dan profesional.
Opsi Respon Awal
Ketika seorang karyawan memberi tahu Anda bahwa mereka akan mengundurkan diri, bersiaplah untuk segera membalas pernyataan mereka, dengan cara yang tenang dan sejuk. Contoh respons awal yang sesuai adalah:
- Saya turut prihatin mendengarnya.
- Terima kasih telah memberi tahu saya.
- Saya terkejut mengetahui Anda akan pergi.
Jangan mengatakan apa pun yang dapat diartikan negatif, menghakimi, atau menghina. Jangan bereaksi dengan cara yang menunjukkan bahwa Anda mengambil keputusan untuk berhenti secara pribadi.
Permintaan Pemberitahuan Tertulis
Sebagian besar perusahaan memerlukan surat pengunduran diri secara tertulis. Jika karyawan tersebut tidak memiliki surat, mintalah surat setelah pernyataan awal Anda. Yang terbaik adalah mendapatkan pemberitahuan tertulis pada saat karyawan tersebut memberi tahu Anda bahwa mereka akan pergi. Itu bisa ditulis tangan, dikirim melalui email kepada Anda, atau diketik dan dicetak dengan cepat. Surat pengunduran diri hanya perlu mencantumkan tanggal, pernyataan bahwa karyawan tersebut memilih untuk mengundurkan diri, dan apa yang diharapkan dari hari terakhir kerjanya.
Untuk meminta surat pengunduran diri secara tertulis, Anda dapat mengucapkan:
- Saya senang Anda memberi tahu saya, meskipun kebijakan perusahaan mengharuskan surat pengunduran diri tertulis. Apakah kamu sudah menyiapkannya?
- Jika Anda belum memiliki surat pengunduran diri, ayo buat drafnya sekarang. Ini notepad yang bisa kamu gunakan.
- HR akan meminta salinan surat pengunduran diri Anda. Saya melihat Anda membawa ponsel Anda. Maukah kamu membuka emailmu dan mengetik catatan singkat yang mengonfirmasi percakapan kita dan mengirimkannya kepadaku?
Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan, termasuk seberapa besar pemberitahuan yang diharapkan perusahaan ketika seorang karyawan mengundurkan diri. Konsultasikan buku pegangan karyawan perusahaan untuk jawaban pasti jika Anda tidak yakin.
Terima Pengunduran Diri
Kecuali jika ada kontrak yang melarang karyawan tersebut untuk mengundurkan diri, beri tahu mereka bahwa Anda menerima pengunduran dirinya. Beri tahu mereka bahwa Anda atau perwakilan SDM akan menghubungi Anda untuk menyelesaikan rincian keluarnya mereka dari organisasi setelah Anda melalui jalur yang tepat.
Pertanyaan Lanjutan
Anda mungkin ingin mengajukan beberapa pertanyaan untuk mencoba memahami mengapa individu tersebut memutuskan untuk keluar. Contoh pertanyaan yang sesuai meliputi:
- Maukah Anda menceritakan apa yang menyebabkan Anda mengundurkan diri?
- Apakah terjadi sesuatu yang spesifik yang menyebabkan Anda memutuskan untuk pergi?
- Maukah Anda membagikan rencana Anda selanjutnya setelah waktu Anda di sini berakhir?
Jangan memaksa karyawan untuk mendapatkan jawaban. Seorang karyawan tidak berkewajiban untuk memberi tahu majikannya mengapa mereka berhenti atau apa yang mereka rencanakan selanjutnya. Jangan terlalu banyak bertanya juga. Jika seorang karyawan tampak enggan untuk berbagi, biarkan saja. Kemungkinannya adalah seseorang di tim SDM akan menanyakan pertanyaan serupa selama wawancara keluar individu tersebut.
Doakan Mereka Baik
Tutup pembicaraan dengan sopan dengan mengungkapkan penghargaan dan mendoakan yang terbaik untuk mereka. Misalnya:
- Terima kasih atas kerja keras Anda selama berada di sini. Doa terbaik semoga sukses terus.
- Terima kasih telah memberi tahu saya secara pribadi. Saya menghargai pertimbangan Anda dan berharap Anda baik-baik saja.
- Kamu akan dirindukan. Doa terbaik untuk kesuksesan besar dalam jalur karier apa pun yang Anda kejar.
Melangkah Maju Melampaui Pengunduran Diri Karyawan
Setelah pengunduran diri karyawan diterima, inilah saatnya untuk fokus pada transisi. Libatkan personel yang tepat untuk menangani dokumen dan prosedur pemutusan hubungan kerja, termasuk SDM dan tim teknologi informasi. Pencarian pengganti harus dimulai, dan karyawan lain perlu diberi tahu. Menghadapi pengunduran diri karyawan yang baik bukanlah sesuatu yang ingin dihadapi oleh manajer mana pun. Bersiap menghadapi kemungkinan ini akan membekali Anda dalam memproses pengunduran diri karyawan dengan profesionalisme dan anggun.
