Jika Anda menangani penggalangan dana untuk organisasi nirlaba, Anda sering kali perlu mengirim surat kepada calon donatur. Surat sangat penting untuk membangun hubungan dengan para donatur dan untuk mengingatkan mereka yang telah bermurah hati mendukung tujuan Anda di masa lalu untuk mempertimbangkan untuk berdonasi lagi. Gunakan contoh surat sumbangan ini untuk mendapatkan inspirasi! Jika Anda memerlukan bantuan untuk mengunduh templat, lihat tips bermanfaat ini.
Templat Surat Donasi Dasar
Organisasi mengirimkan surat permohonan banding setiap tahun. Permohonan sering kali digunakan untuk menghasilkan sejumlah besar uang guna mendukung program organisasi dan memperluas upaya baru. Surat donasi dasar akan menjelaskan organisasi, tujuan kampanye, serta rincian mengapa donasi diperlukan. Templat surat donasi dasar dapat digunakan untuk permohonan tahunan organisasi dan dapat disesuaikan untuk menyertakan hal-hal spesifik yang berkaitan dengan tujuan Anda.
Permintaan Penggalangan Dana Situasi Khusus
Terkadang sebuah organisasi mengirimkan permintaan donasi untuk situasi khusus. Surat permintaan donasi kreatif ini dirancang untuk menarik perhatian calon donatur yang mungkin tertarik memberikan dana untuk situasi khusus. Dalam hal ini untuk merayakan hari jadi suatu organisasi, namun suratnya dapat disesuaikan dengan berbagai situasi. Saat menulis surat jenis ini, gunakan pendekatan atau sudut pandang yang unik untuk menginspirasi tindakan.
Permintaan Khusus Program
Terkadang Anda perlu meminta donatur untuk memberikan uang guna membantu mendanai program tertentu. Jika itu jenis proyek penggalangan dana yang sedang Anda kerjakan, pertimbangkan untuk mengedit templat permintaan donasi khusus program ini untuk membujuk prospek agar merogoh kocek mereka guna membantu menutupi biaya program.
Contoh Surat Promosi Acara Spesial
Ketika Anda berfokus pada penjualan tiket acara penggalangan dana khusus, Anda mungkin menemukan bahwa beberapa donatur lebih cenderung menanggapi surat biasa daripada pesan email atau kartu undangan. Gunakan templat promosi acara khusus ini untuk mendapatkan inspirasi jika itu adalah jenis surat yang perlu Anda buat.
Templat Permintaan Donasi Barang Lelang
Mengadakan acara khusus adalah cara yang bagus bagi organisasi untuk mendatangkan dana dalam jumlah besar. Banyak organisasi memasukkan lelang langsung atau diam-diam sebagai bagian dari aktivitas acaranya. Surat sering kali merupakan pemberitahuan pertama yang diterima individu dan bisnis bahwa acara tersebut akan diadakan. Surat tersebut akan menyebutkan jenis sumbangan barang lelang apa yang dibutuhkan serta rincian acara yang akan datang. Gunakan templat surat sumbangan barang lelang terlampir untuk meminta sumbangan untuk digunakan dalam lelang.
Contoh Surat Sumbangan Gereja
Untuk menggalang dana setiap tahun, banyak gereja meminta dukungan anggotanya. Surat penggalangan dana gereja ini dapat digunakan untuk kampanye tahunan gereja. Sasaran surat ini adalah anggota gereja. Surat serupa juga dapat dikirimkan kepada anggota untuk meminta pendanaan bagi program atau inisiatif tertentu.
Kampanye Pemberian Dana Tahunan
Tentu saja, tidak semua kampanye pemberian dana tahunan ditujukan untuk gereja. Jika Anda bekerja untuk organisasi nirlaba lain dan ingin menghubungi calon donatur melalui surat, pertimbangkan untuk menggunakan contoh surat dana tahunan ini sebagai titik awal untuk membuat versi khusus untuk organisasi yang Anda wakili. Alternatifnya, Anda mungkin menganggap salah satu surat kampanye utama ini lebih sesuai dengan situasi Anda.
Surat Penggalangan Dana Sekolah
Surat seringkali dikirimkan kepada orang tua dari anak yang menjadi siswa di sekolah tertentu. Karena sekolah mengadakan berbagai penggalangan dana sepanjang tahun, orang tua sering kali dihubungi untuk mendapatkan dukungan. Contoh surat penggalangan dana sekolah ini dapat dikirimkan kepada orang tua dengan harapan mereka akan menunjukkan dukungan mereka dengan mengirimkan sumbangan uang, menyumbangkan waktu mereka atau menyumbangkan barang untuk digunakan sebagai bagian dari penggalangan dana.
Permintaan Waktu Relawan
Organisasi sering kali perlu merekrut sukarelawan untuk membantu mereka jika mereka kekurangan staf atau memiliki kebutuhan khusus, dan banyak orang lebih memilih untuk menyumbangkan waktu atau jasa mereka daripada uang. Templat permintaan donasi waktu sukarelawan ini dapat digunakan saat meminta sukarelawan untuk membantu organisasi Anda dalam berbagai proyek dan tugas.
Template Donasi Email
Jika Anda ingin menghubungi calon donatur secara informal, gunakan templat permintaan donasi email ini untuk mendapatkan inspirasi. Templat ini sempurna untuk dikirimkan kepada mereka yang sebelumnya telah setuju untuk mendukung tujuan Anda atau yang memahami upaya Anda.
Contoh Surat Permohonan Donasi Liburan
Beberapa organisasi amal memiliki permintaan donasi khusus selama musim liburan. Misalnya, jika kelompok Anda menyiapkan makanan saat hari raya untuk individu atau keluarga yang membutuhkan, Anda mungkin perlu menulis surat yang meminta uang untuk membeli makanan untuk makanan saat hari raya yang akan disajikan atau diantar oleh organisasi Anda. Atau, Anda mungkin memerlukan surat yang meminta dukungan keuangan terkait liburan untuk jenis program lainnya.
Tips Format Surat Donasi
Surat donasi sangat penting bagi organisasi mana pun yang ingin menggalang dana, jadi setiap orang yang bekerja di bidang penggalangan dana perlu mengetahui cara menulis surat yang meminta donasi atau sponsor. Baik Anda menulis surat kepada individu atau perusahaan, penting untuk menyertakan semua rincian yang diperlukan dalam jenis permintaan ini. Surat penggalangan dana terbaik mengikuti format surat bisnis yang sesuai dan mengandung unsur-unsur berikut:
- Logo, nama, alamat surat, nomor telepon, dan situs web organisasi Anda
- Salam pribadi (Jika Anda mengetahui nama calon donatur, gunakanlah. Jika tidak, gunakan sesuatu seperti Dear Friend of XYZ.)
- Alasan mengapa Anda meminta dana
- Permintaan donasi yang langsung dan jelas.
- Ungkapkan betapa bersyukurnya Anda menerima donasi mereka
- Akui sumbangan sebelumnya dari penerima
- Ajakan bertindak
- Informasi kontak
Sentuhan Spesial
Anda pasti ingin membuat surat Anda menonjol dan diperhatikan. Karena banyak organisasi mengirimkan permohonan banding, penting untuk membuat permohonan Anda mudah dibaca dan menarik. Anda tidak ingin milik Anda berakhir di tempat sampah atau bertumpuk di meja seseorang. Beberapa sentuhan khusus yang perlu dipertimbangkan adalah:
- Menambahkan sentuhan pribadi pada surat adalah cara yang bagus untuk membuatnya diperhatikan. Anda dapat membuatnya lebih pribadi dengan menandatanganinya dengan tangan. Anda juga dapat menyertakan catatan tulisan tangan di bagian bawah surat.
- Surat sumbangan harus dicetak pada kop surat organisasi Anda dan ditempatkan dalam amplop yang memiliki alamat pengirim organisasi dengan jelas di bagian depan.
- Panggilan telepon lanjutan dapat menambah sentuhan pribadi dan mengingatkan calon donatur bahwa kontribusi mereka sangat dibutuhkan dan dihargai.
- Terakhir, miliki sistem untuk melacak donasi. Ini akan membantu Anda dalam menghasilkan surat terima kasih dan memudahkan persiapan putaran surat permohonan berikutnya.
Sesuaikan Contoh Surat dengan Situasi Anda
Kualitas surat permintaan donasi dapat membantu menentukan apakah calon donatur tertarik untuk menyumbang ke organisasi Anda. Gunakan templat contoh surat permohonan sumbangan yang terlampir untuk meminta berbagai jenis kontribusi ke organisasi nirlaba Anda. Sesuaikan setiap templat dengan kebutuhan organisasi Anda. Baik Anda meminta sponsor atau donasi jenis lain dari bisnis atau individu, pastikan untuk selalu menindaklanjuti donasi apa pun yang Anda terima dengan surat terima kasih atau bahkan panggilan telepon.
