Jika organisasi Anda menerima dana dalam bentuk apa pun, menindaklanjuti dengan surat terima kasih adalah suatu keharusan. Memperkuat hubungan dengan para donor dengan mengirimkan surat terima kasih tidak hanya akan membantu mengamankan pendanaan di masa depan namun juga akan memberikan cara kepada donor untuk mengetahui bahwa Anda menghargai dukungan mereka. Surat juga berfungsi sebagai catatan hadiah dan sering kali dapat digunakan untuk keperluan perpajakan.
Surat Terima Kasih Donasi yang Dapat Dicetak
Banyak organisasi menerima donasi atas berbagai upaya mereka sepanjang tahun. Surat terima kasih atas sumbangan yang dapat dicetak dan terlampir dapat disimpan ke desktop Anda atau dicetak kemudian digunakan sesuai kebutuhan. Mereka dapat menjadi panduan yang berguna ketika mempersiapkan surat terima kasih organisasi Anda dan akan berguna ketika berterima kasih kepada mereka yang telah mendukung misi Anda. Jika kamu memerlukan bantuan untuk mengunduh surat-surat tersebut, lihatlah tips bermanfaat ini.
Surat Terima Kasih Donor Donasi
Salah satu jenis surat terima kasih donasi yang paling mendasar dan mungkin paling banyak digunakan adalah surat terima kasih atas sumbangan finansial. Surat terima kasih atas sumbangan keuangan Anda yang terlampir dapat dikirimkan segera setelah Anda menerima sumbangan amal. Pada dasarnya, hal ini berterima kasih kepada donatur atas kontribusinya dan membuka pintu bagi peluang masa depan untuk terhubung. Ini juga dapat digunakan untuk keperluan perpajakan dan berfungsi sebagai catatan atas kontribusi Anda.
Surat Terima Kasih Sponsor
Jenis donasi umum lainnya adalah sponsorship. Banyak bisnis dan individu memutuskan untuk mensponsori acara khusus dan berkontribusi secara finansial untuk melakukannya. Surat terima kasih terlampir atas sponsorship Anda dapat dikirimkan kepada mereka yang telah mensponsori acara organisasi Anda. Jenis surat ini merinci jumlah donasi serta manfaat apa pun yang diberikan sebagai imbalan atas sponsorship seperti tiket ke acara yang disponsori atau pengakuan.
Surat Terima Kasih Kehadiran
Setelah mengadakan acara khusus, organisasi mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada mereka yang telah menghadiri acara tersebut. Surat terima kasih terlampir karena telah menghadiri acara khusus dapat dikirimkan kepada siapa saja yang telah menghadiri acara amal dan telah menyumbangkan uang untuk melakukannya. Jenis surat ini harus mencantumkan tanggal acara dan berapa porsi sumbangan yang dapat dikurangkan dari pajak. Itu juga dapat menyebutkan kejadian di masa depan dan dapat digunakan untuk tujuan perpajakan.
Surat Terima Kasih Kontribusi Bisnis
Jangan lupa berterima kasih kepada bisnis mana pun yang menyumbang untuk tujuan Anda. Surat terima kasih perusahaan terlampir dapat dikirim ke bisnis yang telah mengirimkan kontribusi ke organisasi Anda. Ini adalah cara yang bagus bagi organisasi Anda untuk menyatakan penghargaan dan memberikan catatan donasi kepada bisnis.
Dasar Anatomi Surat Terima Kasih
Saat Anda melihat berbagai templat surat donasi, ingatlah bahwa semua surat harus berisi informasi dasar yang sama. Beberapa hal yang perlu diingat antara lain:
- Buat hubungan pribadi dengan pekerjaan Anda.
- Tunjukkan kepada donatur bagaimana dana mereka digunakan.
- Buatlah visi untuk misi Anda.
- Berikan gambaran sekilas kemana tujuan Anda.
Jika Anda berencana untuk menggabungkan surat terima kasih dengan tanda terima, pastikan Anda juga menyertakan semua informasi yang perlu ada dalam tanda terima sumbangan amal.
Tips Menulis Surat Terima Kasih Donasi Kreatif
Surat terima kasih atas sumbangan dapat berbentuk formal dan bisnis atau menyenangkan dan kreatif tergantung pada tujuan organisasi Anda dan penerima surat. Misalnya, jika Anda menyampaikan ucapan terima kasih kepada sponsor perusahaan untuk penggalangan dana penelitian kanker, Anda sebaiknya melakukannya secara lebih formal. Namun, jika Anda menyampaikan ucapan terima kasih kepada sponsor perusahaan untuk program olahraga remaja, Anda dapat membuatnya lebih menyenangkan. Kenali merek dan audiens Anda, lalu putuskan jenis kreativitas apa yang sesuai.
Gunakan Tema yang Menyenangkan
Menggunakan tema perusahaan yang menyenangkan dapat membantu surat donasi Anda menonjol karena akan terasa kohesif, terikat dengan acara atau organisasi unik Anda, dan berkesan bagi mereka yang mungkin menerima banyak surat standar. Pilih tema yang sesuai dengan organisasi atau acara Anda seperti cetakan kaki untuk penampungan hewan. Gabungkan tema ke dalam desain, format, font, kata-kata, amplop, dan prangko Anda (jika memungkinkan) untuk tampilan yang terkoordinasi dan mudah diingat.
Melampaui Buku Putih Dasar
Lewati kertas fotokopi standar dan berikan tampilan unik pada surat donasi Anda dengan pilihan desain kertas yang menyenangkan.
- Gunakan kertas dengan warna yang sama dengan yang ada di logo Anda sehingga mudah dikenali sebagai milik Anda.
- Tambahkan logo watermark pada latar belakang surat untuk daya tarik visual secara formal.
- Buat batas keren di sekeliling surat seperti emoji tangan kecil seperti jempol ke atas, tepuk tangan, dan jari telunjuk sebagai tanda terima kasih dalam diam.
- Pilih amplop berwarna yang kontras dengan kertas surat Anda.
Berkreasilah Dengan Pengiriman
Suratmu tidak harus menjadi tontonan jika pesan pengantaranmu menjadi tontonan. Jadikan tanda terima surat berkesan dengan memilih metode pengiriman yang tidak biasa.
- Gunakan teknik melipat kertas seperti origami untuk melipat huruf menjadi bentuk kreatif sebelum membagikannya secara langsung.
- Kirimkan setiap surat dalam bentuk telegram bernyanyi.
- Masukkan surat-surat itu ke dalam kotak kado tipis atau wadah menyenangkan lainnya sebelum dikirim.
- Sertakan magnet perusahaan, kupon gratis, atau hadiah kecil dan sederhana lainnya yang akan hilang saat mereka membuka surat sehingga dapat mengingat Anda sepanjang tahun.
- Amankan surat dengan pita agar terlihat seperti hadiah yang mengundang.
Personalisasi Setiap Huruf
Pastikan surat Anda terasa lebih pribadi daripada surat terima kasih dalam bentuk surat dengan menambahkan elemen khusus untuk setiap penerima.
- Tanda tangani setiap huruf dengan pena berwarna berbeda.
- Tambahkan foto penerima yang berinteraksi dengan perusahaan atau acara Anda.
- Bekerja sama dengan karyawan lain untuk menulis setiap surat secara keseluruhan.
Bangun Hubungan Donor yang Positif
Dengan surat ucapan terima kasih yang tepat, Anda dapat membina hubungan dengan para donatur yang bertahan selama bertahun-tahun. Penerima surat akan dapat mengetahui betapa tulusnya ucapan terima kasih Anda berdasarkan tampilan dan kata-katanya, jadi luangkan banyak waktu dan upaya untuk membuatnya benar-benar bijaksana.
