Surat referensi kerja adalah kesaksian pribadi dari mantan supervisor atau individu lain yang mengetahui secara langsung kinerja pekerjaan Anda. Saat Anda sedang mencari pekerjaan baru, jenis surat ini dapat membantu Anda menonjol dari pelamar lainnya.
Siapa yang Harus Ditanyakan
Jika calon pemberi kerja meminta -atau ingin melihat- surat referensi, demi kepentingan terbaik Anda, dokumen tersebut berisi informasi spesifik tentang bagaimana Anda diharapkan dapat bekerja dalam pekerjaan tersebut. Dokumen referensi yang ideal ditulis oleh seseorang yang pernah bekerja sama dengan Anda dan memiliki kesan positif terhadap Anda. Ada baiknya Anda meminta mantan atasan atau rekan kerja yang memiliki hubungan baik dengan Anda untuk menulis surat untuk Anda.
Guru dan profesor perguruan tinggi juga dapat menjadi sumber yang baik untuk surat referensi. Meskipun instruktur Anda sebelumnya tidak bekerja dengan Anda dalam lingkungan kerja sebenarnya, ada kemungkinan besar mereka memiliki pemahaman yang kuat tentang etos kerja, ambisi, dan ciri-ciri kepribadian yang mungkin Anda tunjukkan di tempat kerja.
Kapan Meminta
Saat Mengerjakan Pemberitahuan
Adalah ide bagus untuk meminta surat referensi umum pada saat Anda meninggalkan pekerjaan, dengan asumsi Anda akan berhenti dengan baik-baik dan perwakilan perusahaan bersedia menulis surat positif tentang kinerja Anda. Jika Anda menerima surat pada saat Anda memutuskan hubungan kerja, orang yang Anda minta untuk menulis dokumen tersebut akan memiliki ingatan yang jelas tentang prestasi kerja Anda. Mendapatkan satu atau lebih surat referensi pada saat Anda berpisah dari pekerjaan berarti Anda sudah menyiapkan dokumen saat Anda mulai melamar pekerjaan.
Setelah Pulang Kerja
Jika Anda tidak mendapatkan surat referensi pekerjaan pada saat Anda meninggalkan pekerjaan, Anda selalu dapat menelepon kembali dan meminta dokumen tersebut. Namun, selalu ada kemungkinan bahwa orang-orang yang mengetahui secara langsung kemampuan Anda tidak akan bekerja di perusahaan setelah waktu berlalu. Selain itu, setelah Anda keluar dari pekerjaan untuk sementara waktu, bahkan orang yang bekerja dekat dengan Anda mungkin tidak ingat detail kinerja Anda di pekerjaan itu. Biasanya yang terbaik adalah meminta surat pada saat Anda meninggalkan posisi untuk menghindari potensi masalah ini.
Setelah Menyelesaikan Pelatihan
Jika Anda berencana untuk meminta surat referensi kepada instruktur, sebaiknya ajukan permintaan Anda segera setelah Anda menyelesaikan kelas atau program pelatihan di mana Anda berinteraksi dengannya. Jika Anda menunggu terlalu lama, Anda mungkin tidak dapat menemukan instruktur yang ingin Anda minta untuk menulis surat, atau dia mungkin tidak memiliki ingatan yang jelas tentang penampilan Anda di kelas.
Keadaan Khusus
Dalam beberapa kasus, prosedur lamaran pekerjaan memerlukan surat referensi terkini pada formulir tertentu. Jika Anda melamar pekerjaan dengan persyaratan seperti ini, Anda tidak akan dapat menggunakan surat umum yang telah Anda kumpulkan saat meninggalkan pekerjaan sebelumnya. Dalam situasi ini, Anda harus mencari mantan perusahaan dan rekan kerja untuk melengkapi dokumentasi yang diperlukan atas nama Anda.
Cara Meminta
Saat meminta surat referensi, penting untuk bersikap sangat hormat kepada orang yang Anda dekati. Ingatlah bahwa orang tersebut berhak untuk mengatakan tidak, jadi pastikan Anda meminta, bukan menuntut.
Pendekatan
Sebaiknya lakukan kontak pribadi saat mengajukan permintaan. Lakukan panggilan telepon kepada orang tersebut terlebih dahulu, kemudian tindak lanjuti melalui email untuk mengonfirmasi dan memberikan rincian mengenai ke mana harus mengirim surat tersebut atau apakah Anda akan mengambilnya, serta kapan Anda memerlukan dokumen tersebut. Cara lainnya, jika Anda bertanya kepada seseorang yang masih sering Anda temui di tempat kerja atau sekolah, ajukan permintaan awal secara langsung.
Kata-kata
Latihlah apa yang akan Anda katakan sebelumnya sehingga permintaan Anda sangat jelas dan bijaksana. Pertimbangkan sesuatu seperti ini: "Sue, seperti yang Anda tahu, alasan utama saya meninggalkan Perusahaan XYZ adalah untuk kembali ke sekolah penuh waktu untuk menyelesaikan gelar saya. Saya telah memperoleh begitu banyak pengalaman di sini yang pasti akan terbukti berharga di masa depan. Saya berharap Anda bersedia menulis surat referensi atas nama saya yang dapat saya bagikan kepada calon pemberi kerja ketika saya siap untuk kembali bekerja dalam beberapa tahun. Bisakah Anda menulis surat singkat yang menguraikan bagaimana saya tampil di lingkungan profesional?"
Setelah Anda membuat permintaan awal:
- Jika orang yang kamu ajak menolak, ucapkan terima kasih saja karena dia telah meluangkan waktu untuk berbicara denganmu dan meminta bantuan orang lain.
- Ketika seseorang setuju, ucapkan terima kasih dan tanyakan bagaimana Anda dapat membantu. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin mendapati orang tersebut ingin Anda memberikan ide tentang apa yang harus Anda katakan, yang harus Anda berikan jika diminta.
- Berikan rincian spesifik kepada penulis surat secara tertulis tentang bagaimana surat itu harus ditujukan - misalnya, apakah surat itu harus ditulis untuk orang tertentu atau jika Anda mencari dokumen umum "kepada siapa yang berkepentingan".
Mempersiapkan Masa Depan
Mendapatkan surat referensi adalah cara yang baik untuk mulai mempersiapkan hari ini untuk pencarian pekerjaan Anda di masa depan. Setelah Anda memiliki surat referensi, simpanlah bersama resume Anda dan dokumen penting terkait pekerjaan lainnya sehingga Anda dapat membuat salinannya kapan pun Anda memiliki kesempatan untuk melamar atau wawancara untuk posisi baru.
