Mempertahankan komunikasi relawan yang efektif sangat penting bagi keberhasilan setiap organisasi nirlaba. Agar para relawan tetap bersemangat dan terlibat dalam pekerjaan mereka, penting untuk memberi tahu mereka apa yang dibutuhkan organisasi, menyatakan penghargaan atas upaya mereka, dan memastikan mereka memahami betapa pentingnya kontribusi mereka. Komunikasi yang efektif adalah elemen penting untuk membangun hubungan yang langgeng dengan relawan.
Tambahkan Bagian Relawan ke Situs Web Anda
Menambahkan bagian khusus relawan ke situs web Anda adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi dengan relawan Anda saat ini dan menarik relawan baru. Dengan mendirikan dan mengelola pusat komunikasi relawan di situs web grup Anda, Anda akan memudahkan para relawan untuk mengetahui apa yang terjadi di organisasi. Pastikan untuk menampilkan gambar atau video yang menunjukkan aksi relawan (dengan izin mereka). Anda juga dapat mempublikasikan hal-hal seperti peluang menjadi sukarelawan, rapat komite yang akan datang, dan informasi lain yang menarik bagi sukarelawan. Tergantung pada seberapa canggih situs web Anda, Anda mungkin dapat menyediakan cara bagi relawan untuk mengunggah dokumen, melacak jam layanan mereka, atau melihat materi pelatihan.
Mengenal Relawan Melalui Survei
Survei adalah alat komunikasi yang berguna untuk mengenal relawan dan mengetahui keinginan mereka untuk terlibat dengan organisasi Anda. Pertimbangkan untuk menyediakan survei melalui bagian sukarelawan di situs web Anda, atau sertakan dalam templat email yang diberikan kepada sukarelawan baru. Seharusnya hanya berisi beberapa pertanyaan yang memungkinkan Anda mengetahui jenis kegiatan sukarelawan apa yang ingin mereka ikuti dan keterampilan apa yang mereka miliki. Mintalah seseorang meninjau hasilnya, kemudian berikan informasi secara individu tentang komite atau proyek yang sesuai dengan minat mereka. Masukkan informasi ini ke dalam database relawan yang dapat digunakan di masa depan untuk memberi tahu orang-orang ketika proyek baru tersedia.
Terhubung Dengan Relawan Melalui Media Sosial
Manfaatkan kehadiran media sosial organisasi Anda sebagai alat komunikasi untuk berinteraksi dengan relawan dan kelompok pemangku kepentingan lainnya. Dorong relawan untuk mengikuti halaman media sosial organisasi dan membalas budi, misalnya dengan mengikuti mereka kembali di Twitter atau Instagram. Posting foto dan keterangan yang menyoroti kontribusi relawan kelompok Anda, bersama dengan link ke liputan media kelompok tersebut. Dorong relawan untuk berinteraksi dengan mengomentari dan/atau membagikan postingan organisasi. Promosikan keterlibatan sukarelawan dalam upaya komunikasi organisasi secara keseluruhan dengan membentuk komite media sosial untuk mengoordinasikan atau membantu postingan sosial.
Terbitkan Buletin Relawan
Banyak organisasi nirlaba mengirimkan buletin kepada relawan, serta donor, lembaga pendanaan, sumber rujukan konsumen, dan kelompok lain setiap bulan atau setiap tiga bulan. Mendistribusikan buletin adalah cara terbaik untuk memberi tahu pihak-pihak yang berkepentingan tentang pencapaian terbaru kelompok amal, proyek saat ini, dan tujuan masa depan. Hal ini juga memberikan sarana yang sangat baik untuk mengakui kontribusi para sukarelawan yang luar biasa. Tergantung pada siapa sukarelawan Anda dan pihak berkepentingan lainnya, Anda mungkin perlu mencetak dan mengirimkan buletin, atau Anda mungkin lebih baik dilayani melalui buletin elektronik. Pertimbangkan untuk mengundang pemangku kepentingan untuk berlangganan opsi pengiriman pilihan mereka.
Pertahankan Kontak Pribadi
Dalam hal membangun hubungan dengan relawan, tidak ada yang bisa menggantikan melakukan kontak pribadi dengan individu yang dengan murah hati menyumbangkan waktu dan bakatnya untuk organisasi Anda. Dianjurkan untuk menjadwalkan pertemuan tatap muka secara berkala dengan sukarelawan yang memegang posisi ketua atau yang memainkan peran penting lainnya yang memungkinkan kelompok amal Anda mencapai misinya. Memanggil relawan untuk melapor secara berkala dapat menjadi cara yang efektif untuk mempertahankan kontak individual tanpa harus meminta mereka menyisihkan waktu untuk diskusi formal secara langsung atau konferensi video. Direktur eksekutif juga dapat mengatur waktu obrolan ketika relawan didorong untuk mampir atau menelepon untuk berhubungan pribadi.
Terhubung Melalui Rapat Komite
Pertemuan komite relawan sangat penting bagi keberhasilan semua jenis proyek. Ketika sebuah proyek baru dimulai, disarankan untuk mengadakan pertemuan dengan mereka yang tertarik menjadi sukarelawan sehingga mereka memiliki kesempatan untuk mempelajari lebih lanjut tentang jenis peran apa yang tersedia dan komitmen waktu seperti apa yang mungkin diperlukan untuk masing-masing peran tersebut. Setelah sebuah komite terbentuk, baik untuk proyek khusus atau untuk kelompok kerja yang sedang berjalan, pertemuan rutin tetap penting untuk mengelola proses dan menjaga komunikasi relawan yang efektif. Yang terbaik adalah menetapkan jadwal pertemuan, seperti Selasa ketiga setiap bulan, sehingga relawan dapat membuat rencana sebelumnya.
Minta Relawan untuk Berbagi Masukan
Komunikasi perlu mengalir dua arah. Mendorong para sukarelawan untuk berbagi pemikiran dan ide mereka dengan organisasi dan para pemimpinnya sama pentingnya dengan memastikan bahwa informasi mengalir kepada para sukarelawan. Ada banyak cara untuk memudahkan relawan dalam memberikan masukan atau berbagi saran. Jika relawan datang ke kantor secara teratur, siapkan kotak saran. Atau, siapkan alamat email feedback@ yang dapat digunakan relawan kapan pun mereka mau. Ada baiknya juga untuk membiasakan menyisihkan waktu bagi orang-orang untuk berbagi masukan dan saran mengenai agenda pertemuan. Anda bahkan mungkin ingin mengadakan kelompok fokus secara berkala untuk mengeksplorasi dan mendiskusikan umpan balik. Yang penting relawan mudah memberikan masukan.
Selenggarakan Pertemuan Sosial untuk Relawan
Berikan kesempatan bagi relawan untuk terhubung satu sama lain melalui pertemuan sosial yang tidak melibatkan permintaan untuk menyumbangkan waktu atau uang. Pertimbangkan secara berkala mengadakan mixer khusus sukarelawan di kantor Anda atau di rumah anggota dewan atau ketua komite. Undang semua orang yang telah menjadi sukarelawan dalam jangka waktu yang ditentukan. Tergantung pada anggaran organisasi Anda, Anda dapat menyediakan minuman, atau mungkin lebih baik merencanakan acara seadanya. Kuncinya adalah memberikan cara bagi orang-orang yang memiliki minat yang sama terhadap organisasi Anda untuk saling mengenal dan mulai menjalin ikatan. Lagi pula, sukarelawan Anda akan lebih mungkin untuk tetap terlibat dengan organisasi jika teman-teman mereka juga terlibat.
Kenali Upaya Relawan
Pastikan relawan diakui atas peran penting yang mereka rencanakan dalam memungkinkan organisasi Anda mencapai misinya atau membantu tujuan penting. Pastikan bahwa penyebutan organisasi di depan umum mengakui adanya sukarelawan daripada terlalu berfokus pada direktur eksekutif atau anggota staf lainnya. Misalnya, ketika mencari publisitas untuk suatu organisasi, arahkan anggota media atau blogger untuk mewawancarai ketua komite atau anggota dewan selain karyawan. Saat mempublikasikan foto kegiatan organisasi, pilihlah gambar yang menampilkan relawan. Saat mempromosikan penggalangan dana acara khusus, pertimbangkan untuk mencantumkan nama anggota komite pada pengumuman.
Ucapkan Penghargaan Secara Resmi kepada Relawan
Pengakuan itu penting, begitu pula penghargaan. Pastikan untuk mengucapkan terima kasih kepada para relawan, baik secara tatap muka maupun melalui ucapan terima kasih resmi. Pertimbangkan untuk mengadakan acara apresiasi relawan setidaknya sekali setahun, seperti makan siang khusus relawan atau pertemuan lain yang mencakup pidato apresiasi relawan dan penghargaan layanan. Memberikan plakat atau penghargaan lainnya kepada para sukarelawan yang telah memberikan kontribusi signifikan kepada kelompok atau yang sudah lama menjadi pendukung. Pertimbangkan penghargaan atas pengabdian selama bertahun-tahun untuk pencapaian besar, serta sertifikat penghargaan untuk semua sukarelawan.
Gunakan Berbagai Alat Komunikasi Relawan
Organisasi mana pun yang bergantung pada layanan relawan harus mengambil langkah untuk melibatkan dan mempertahankan mereka yang berbagi waktu dan bakat serta merekrut orang-orang baru untuk membantu. Tidak ada pengganti untuk menjaga komunikasi yang efektif dengan relawan. Menggunakan berbagai alat komunikasi akan membantu Anda membangun dan melibatkan tim sukarelawan yang kuat dan berkomitmen terhadap organisasi Anda. Melalui komunikasi relawan yang efektif, Anda akan mampu membina hubungan yang solid dengan individu yang kemungkinan akan tetap terlibat dengan badan amal Anda selama bertahun-tahun yang akan datang.
